Eine Abrechnung über Leistungen ist umsatzsteuerlich eine Rechnung, egal wie du sie nennst (§ 14 Abs. 1 UStG). Sie braucht deshalb die üblichen Pflichtangaben. Bei Stunden und Aufwand schreibst du Stundenzahl, Stundensatz und Zeitraum in die Leistungsbeschreibung. Teilzahlungen laufen über Abschlags- und Schlussrechnung.
Welche Abrechnung brauchst du?
Rechnung nach Leistung
Festpreis oder Einzelleistung: Leistung beschreiben, Betrag ausweisen. Das Standardmuster steht unter Rechnungsvorlage.
Stundenabrechnung
Du rechnest geleistete Stunden zum vereinbarten Stundensatz ab, etwa bei Beratung, Handwerk oder Support.
Abrechnung nach Aufwand
Der Preis richtet sich nach dem tatsächlichen Aufwand, oft mit Obergrenze aus dem Angebot.
Abschlagsrechnung
Teilzahlung vor oder während der Leistung, zum Beispiel bei längeren Projekten.
Schlussrechnung
Gesamtleistung abzüglich bereits berechneter Abschläge, übrig bleibt der Restbetrag.
Auslagen und Material
Reisekosten oder Material mit abrechnen: siehe Kosten weiterberechnen.
Was gehört auf die Stundenabrechnung?
| Pflichtangabe | So schreibst du sie bei Stunden und Aufwand |
|---|---|
| Leistungsbeschreibung | Art der Arbeit und Auftrag, zum Beispiel „Beratung nach Aufwand laut Angebot vom 02.10.2026“ |
| Menge | Stundenzahl und Stundensatz, zum Beispiel „12 Std. × 85,00 €“ |
| Leistungszeitpunkt | Zeitraum der Arbeit, der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV) |
| Entgelt und Steuer | Summe netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto, oder Hinweis auf § 19 UStG |
| Rechnungsnummer und Datum | fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum |
| Namen, Anschriften, Steuernummer | wie bei jeder Rechnung, siehe Pflichtangaben |
Das Umsatzsteuergesetz verlangt keinen Stundenzettel, dein Vertrag oder Kunde vielleicht schon. Legst du einen Nachweis bei, nenne ihn in der Rechnung („Stundennachweis Oktober 2026 liegt als Anlage bei“). Nach § 31 Abs. 1 UStDV kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen.
🛠️ Abrechnungs-Rechner
Stunden, Satz und Pauschale eintragen, Abschläge abziehen und die Leistungszeile kopieren. Alles bleibt in deinem Browser.
Leistungszeile für deine Rechnung:
10 Min. ≈ 0,17 · 15 Min. = 0,25 · 20 Min. ≈ 0,33 · 30 Min. = 0,5 · 45 Min. = 0,75 · 1 Std. 30 Min. = 1,5 Std.
Muster: Stundenabrechnung als Rechnung
zzgl. 19 % USt
Rechnungsbetrag1.060,00 €
201,40 €
1.261,40 €
Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand gemäß Angebot vom 02.10.2026. Der Stundennachweis liegt als Anlage bei. Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug. Bank: … · IBAN: …
Alle Daten sind frei erfunden. Ersetze sie durch deine eigenen Angaben und passe Steuersatz oder Hinweis an deine Situation an.
Festpreis, Aufwand oder Aufwand mit Obergrenze?
| Preisart | Das steht auf der Abrechnung | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Festpreis | vereinbarter Betrag für das Ergebnis, ohne Stundenzahl | klar umrissene Aufgaben |
| Nach Aufwand | Stunden × Stundensatz, Zeitraum, ggf. Nachweis | Beratung, Support, Reparaturen |
| Aufwand mit Obergrenze | Stunden × Satz, Verweis auf die Obergrenze im Angebot | Projekte mit Budget |
Wann ein höherer Betrag als im Angebot angemessen ist und wie du Mehraufwand dokumentierst, steht unter Angebot und Kostenvoranschlag.
Abschlag und Schlussrechnung in drei Schritten
Abschlag berechnen
Vereinbarten Teilbetrag als Abschlagsrechnung stellen, mit Umsatzsteuer und Zeitpunkt der Zahlung (§ 14 Abs. 5 UStG).
Leistung abschließen
Die Gesamtleistung beschreiben und alle Abschlagsrechnungen mit Nummer und Datum aufführen.
Schlussrechnung stellen
Teilentgelte und darauf entfallende Steuer absetzen. Zu zahlen bleibt der Restbetrag.
| Schlussrechnung (Beispiel) | Netto | 19 % USt | Brutto |
|---|---|---|---|
| Gesamtleistung | 12.000,00 € | 2.280,00 € | 14.280,00 € |
| abzgl. Abschlag 1 (Nr. 2026-031) | − 4.000,00 € | − 760,00 € | − 4.760,00 € |
| abzgl. Abschlag 2 (Nr. 2026-040) | − 4.000,00 € | − 760,00 € | − 4.760,00 € |
| Restbetrag | 4.000,00 € | 760,00 € | 4.760,00 € |
Die Schlussrechnung zeigt Netto, Steuer und Brutto der Gesamtleistung und die abgesetzten Teilentgelte jeweils mit ihrer Steuer. So bleibt nachvollziehbar, wie sich der Restbetrag ergibt.
Formulierungen zum Kopieren
Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand gemäß Angebot vom [Datum]: [Stunden] Std. zu je [Stundensatz] € netto, Zeitraum [Monat/Jahr].Stunden- und Aufwandsabrechnung
Abschlagsrechnung Nr. [1] über [x] % der vereinbarten Vergütung für [Projekt], fällig am [Datum].Abschlagsrechnung
Schlussrechnung: Gesamtleistung [Projekt] abzüglich der Abschlagsrechnungen Nr. [..] und [..] (Netto und Umsatzsteuer jeweils abgesetzt).Schlussrechnung
Häufige Fehler bei der Abrechnung
- Nur „Abrechnung“ ohne Rechnungsnummer, Steuernummer oder Leistungszeitraum.
- Stunden ohne Stundensatz oder ohne Zeitraum, sodass die Summe nicht nachvollziehbar ist.
- Abschläge vergessen oder nur brutto abgezogen, ohne Netto und Steuer getrennt zu zeigen.
- Material und Pauschalen vermischt mit durchlaufenden Posten, die ohne Umsatzsteuer stehen.
- Umsatzsteuer ausgewiesen trotz Kleinunternehmer-Status (§ 14c UStG kann dann teuer werden).
Nebenkostenabrechnung für Mieter, Gehaltsabrechnung oder Provisionsabrechnung sind eigene Themen. Diese Seite erklärt die Abrechnung gegenüber deinem Kunden für Lieferungen und Leistungen. Eine Provisionsabrechnung des Auftraggebers kann als Gutschrift gelten, siehe Gutschrift und Stornorechnung.
Checkliste Abrechnung
- Als „Rechnung“ gekennzeichnet, mit Nummer und Datum
- Leistung, Stundenzahl, Stundensatz und Zeitraum genannt
- Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto stimmen
- Abschläge mit Nummer, Netto und Steuer abgesetzt
- Stundennachweis bezeichnet, falls beigefügt
- Bei Kleinunternehmer Hinweis auf § 19 UStG statt Umsatzsteuer
Häufige Fragen
Ist eine Abrechnung dasselbe wie eine Rechnung?
Wenn du damit über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnest, ja. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Auch eine „Abrechnung“ braucht deshalb die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, siehe Pflichtangaben einer Rechnung.
Muss ich einen Stundennachweis beilegen?
Das Umsatzsteuergesetz verlangt keinen Stundennachweis, wohl aber Umfang und Art der Leistung. Ob du einen Nachweis liefern musst, ergibt sich meist aus dem Vertrag oder Angebot. Legst du ihn bei, kann die Rechnung nach § 31 Abs. 1 UStDV aus mehreren Dokumenten bestehen. Dann muss die Rechnung den Nachweis bezeichnen.
Wie schreibe ich Stunden und Minuten auf die Abrechnung?
Am einfachsten als Dezimalzahl: 15 Minuten sind 0,25 Stunden, 30 Minuten 0,5 und 45 Minuten 0,75. Wichtig ist, dass Kunde und Finanzamt die Berechnung nachvollziehen können: Stundenzahl, Stundensatz und Zeitraum.
Darf die Abrechnung nach Aufwand höher sein als das Angebot?
Das hängt davon ab, was vereinbart wurde: Festpreis, Aufwand mit Stundensatz oder Aufwand mit Obergrenze. Eine allgemeingültige Prozentgrenze nennt das Umsatzsteuerrecht nicht. Halte Mehraufwand schriftlich fest, bevor du ihn leistest. Mehr dazu: Angebot und Kostenvoranschlag.
Was gehört in die Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen?
Du rechnest die Gesamtleistung ab und setzt die bereits vereinnahmten Teilentgelte samt der darauf entfallenden Steuerbeträge ab, wenn darüber Rechnungen ausgestellt wurden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Zu zahlen bleibt der Restbetrag.
Wann entsteht die Umsatzsteuer bei einem Abschlag?
Wenn du nach vereinbarten Entgelten versteuerst, entsteht die Steuer für ein vor der Leistung vereinnahmtes Teilentgelt mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du das Geld erhältst (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Wie du das meldest, steht unter Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Wie sieht die Abrechnung als Kleinunternehmer aus?
Du weist keine Umsatzsteuer aus und nennst stattdessen den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Stunden, Stundensatz und Summe schreibst du wie bei jeder anderen Abrechnung. Muster und Formulierungen: Kleinunternehmer-Rechnung.
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Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: November 2026.