Bei einem nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz weist ein Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aus. Die Rechnung nennt stattdessen das Entgelt als Summe und weist auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer hin.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Keine Umsatzsteuer berechnen oder gesondert ausweisen
- Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG ergänzen
- Umsatzgrenzen während des Jahres kontrollieren
- Vereinfachte Mindestangaben nach § 34a UStDV beachten
- E‑Rechnungen empfangen können, auch wenn keine Ausstellungspflicht besteht
Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung
Seit 2025 sind Umsätze eines inländischen Unternehmers nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.
Vorjahresgrenze: Der tatsächliche Gesamtumsatz des Vorjahres darf diesen Betrag nicht überschritten haben.
Laufendes Jahr: Sobald diese Grenze überschritten wird, ist bereits der überschreitende Umsatz nicht mehr nach § 19 UStG steuerfrei.
Bei einer Neugründung im laufenden Jahr gilt nach der Verwaltungsauffassung eine Grenze von 25.000 Euro. Für die genaue Ermittlung des Gesamtumsatzes sind die gesetzlichen Ein- und Ausschlüsse zu beachten.
Pflichtangaben nach § 34a UStDV
Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung enthält seit 2025 eigene Mindestangaben für Rechnungen von Kleinunternehmern:
Name und Anschrift
Vollständige Angaben des Kleinunternehmers und des Kunden.
Identifikationsnummer
Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder gegebenenfalls Kleinunternehmer-ID.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
Leistung
Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Dienstleistung.
Entgelt und Hinweis
Gesamtentgelt mit Hinweis auf die Kleinunternehmer-Steuerbefreiung.
Gutschrift
Bei Abrechnung durch den Kunden muss das Dokument „Gutschrift“ heißen.
Praktisch trotzdem ergänzen
Auch wenn § 34a UStDV weniger Mindestangaben nennt als eine Standardrechnung, sind eine eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Zahlungsziel und Bankverbindung für Buchhaltung und Zahlungspraxis sehr empfehlenswert.
Welcher Hinweis gehört auf die Rechnung?
Der Wortlaut ist gesetzlich nicht exakt vorgegeben. Er muss aber eindeutig erkennen lassen, dass für den Umsatz die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine klare Formulierung ist:
Musterformulierung
„Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Vermeide missverständliche Formulierungen wie „0 % Umsatzsteuer“, denn der Umsatz wird nicht mit einem Nullsteuersatz abgerechnet, sondern ist aufgrund der Kleinunternehmerregelung steuerfrei.
Beispiel einer Kleinunternehmer-Rechnung
Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Das Beispiel zeigt den Grundaufbau. Ersetze sämtliche Daten und prüfe den konkreten Umsatz.
Warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird
Der Kleinunternehmer erhebt auf steuerfreie Umsätze nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer. Deshalb stehen weder ein Steuersatz noch ein gesonderter Steuerbetrag auf der Rechnung. Im Gegenzug besteht grundsätzlich kein Vorsteuerabzug aus betrieblichen Eingangsrechnungen, soweit die Eingangsleistung diesen steuerfreien Umsätzen zugeordnet ist.
Ein unberechtigter Steuerausweis kann eine Steuerschuld auslösen. Die Rechnung sollte fachlich geprüft und gegebenenfalls ordnungsgemäß berichtigt werden.
Kleinunternehmer und E‑Rechnung
Kleinunternehmer sind nach den aktuellen Regeln von der Pflicht zur Ausstellung einer E‑Rechnung ausgenommen. Sie dürfen ihre Rechnungen grundsätzlich als sonstige Rechnung ausstellen. Trotzdem müssen auch Kleinunternehmer seit 2025 E‑Rechnungen empfangen können; dafür kann ein E‑Mail-Postfach ausreichen.
Formate und Archivierung erklärt der Ratgeber zur E‑Rechnung.
Wechsel zur Regelbesteuerung
Wurde die Vorjahresgrenze überschritten, greift die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr nicht. Wird die laufende Grenze von 100.000 Euro überschritten, ist bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, nicht mehr steuerfrei. Prozesse und Rechnungssoftware sollten deshalb frühzeitig auf den Wechsel vorbereitet sein.
Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist ebenfalls möglich. Der Verzicht bindet den Unternehmer nach § 19 Absatz 3 UStG grundsätzlich mindestens fünf Kalenderjahre.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Umsatzsteuer-ID?
Für die inländische Kleinunternehmer-Rechnung kann neben der Steuernummer auch eine Umsatzsteuer-ID oder gegebenenfalls Kleinunternehmer-ID verwendet werden. Bei grenzüberschreitenden Umsätzen gelten zusätzliche Regeln.
Darf ich die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen?
Grundsätzlich besteht für Eingangsleistungen, die den steuerfreien Kleinunternehmer-Umsätzen zugeordnet sind, kein Vorsteuerabzug.
Kann ich eine normale PDF-Rechnung senden?
Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht für E‑Rechnungen ausgenommen und können eine sonstige Rechnung verwenden. Der Empfang von E‑Rechnungen muss dennoch möglich sein.
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