Eine ordnungsgemäße Rechnung nennt Absender und Empfänger, Steuer- oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum und -nummer, Leistung und Leistungszeitpunkt sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Je nach Umsatz können weitere Angaben hinzukommen.
Rechnung vor dem Versand prüfen
- Rechnungssteller und Kunde sind eindeutig bezeichnet.
- Rechnungsnummer wurde einmalig vergeben.
- Leistung und Leistungsdatum sind nachvollziehbar.
- Netto, Umsatzsteuer und Brutto sind rechnerisch korrekt.
- Besondere Steuerhinweise wurden ergänzt, falls sie erforderlich sind.
Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG
Für eine gewöhnliche Rechnung an ein Unternehmen verlangt § 14 Absatz 4 UStG mehrere Mindestangaben. Sie ermöglichen es, den Umsatz zuzuordnen und die Berechnung der Umsatzsteuer zu prüfen.
Name und Anschrift
Vollständige Angaben von leistendem Unternehmen und Leistungsempfänger.
Steuerliche Nummer
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden.
Ausstellungsdatum
Der Tag, an dem die Rechnung erstellt wurde.
Rechnungsnummer
Eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer zur eindeutigen Identifikation.
Leistungsbeschreibung
Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Dienstleistung.
Leistungszeitpunkt
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, notfalls der Kalendermonat.
Entgelt
Nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen aufgeschlüsselter Nettobetrag.
Preisnachlässe
Vorab vereinbarte Minderungen, sofern sie nicht schon berücksichtigt sind.
Steuerangaben
Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Sonderhinweise
Zum Beispiel „Gutschrift“ oder weitere Angaben bei besonderen Umsätzen.
Eine Bankverbindung, ein Zahlungsziel, Kontaktdaten und die Kundennummer sind zwar regelmäßig keine umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, helfen aber dabei, Rückfragen zu vermeiden und die Zahlung richtig zuzuordnen.
Beispiel: So kann eine Rechnung aussehen
Das folgende vereinfachte Muster zeigt, wie sich Absenderdaten, Rechnungsinformationen, Leistung und Summen klar voneinander trennen lassen.
Gesamtbetrag457,90 €
2.867,90 €
Beispiel zur Orientierung: Je nach Art des Umsatzes können abweichende oder zusätzliche Angaben erforderlich sein.
Rechnung schreiben in sieben Schritten
- Geschäftsdaten einsetzenÜbernimm Firmenname, ladungsfähige Anschrift und deine steuerliche Nummer.
- Kundendaten kontrollierenNutze die vollständige Unternehmensbezeichnung und die richtige Rechnungsanschrift.
- Rechnungsnummer vergebenLege ein nachvollziehbares Nummernsystem fest, zum Beispiel Jahr plus laufende Nummer.
- Leistung genau beschreibenAllgemeine Begriffe wie „Arbeiten“ reichen oft nicht. Nenne Art, Umfang und gegebenenfalls Zeitraum.
- Beträge berechnenFühre Nettobeträge, Steuersätze, Steuerbeträge und den Gesamtbetrag übersichtlich auf.
- Zahlung erleichternErgänze Zahlungsziel, Bankverbindung und einen eindeutigen Verwendungszweck.
- Endkontrolle durchführenPrüfe Namen, Daten, Nummern, Rechenwege und das erforderliche Rechnungsformat.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro nicht, gelten vereinfachte Angaben nach § 33 UStDV. Erforderlich sind insbesondere Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz beziehungsweise ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Was darf fehlen?
Bei einer typischen Kleinbetragsrechnung sind unter anderem Name und Anschrift des Kunden, eine Rechnungsnummer und der gesonderte Steuerbetrag nicht zwingend erforderlich. Die Vereinfachung gilt jedoch nicht für jeden Sonderfall.
Rechnung als Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist auf begünstigten Umsätzen keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 fasst § 34a UStDV die Mindestangaben für Kleinunternehmer-Rechnungen ausdrücklich zusammen.
Dazu gehören Namen und Anschriften beider Seiten, eine zulässige steuerliche Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung, das Entgelt und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Ein möglicher Hinweis lautet: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“.
Umsatzsteuer sollte nicht vorsorglich ausgewiesen werden. Ein unberechtigter Steuerausweis kann eine Steuerschuld auslösen und muss gegebenenfalls berichtigt werden.
Wann muss die Rechnung erstellt werden?
Bei bestimmten Leistungen an andere Unternehmen, an juristische Personen und bei steuerpflichtigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss die Rechnung grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Für einzelne Umsatzarten gelten besondere Regeln.
Seit 2025 ist außerdem das Rechnungsformat wichtig: Bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen ist grundsätzlich eine strukturierte E‑Rechnung vorgesehen. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsregeln. Mehr dazu findest du im Ratgeber zur E‑Rechnung 2026.
Sieben häufige Rechnungsfehler
- Leistungsdatum fehlt oder wird mit dem Rechnungsdatum verwechselt.
- Die Leistungsbeschreibung ist zu allgemein.
- Rechnungsnummern werden doppelt vergeben.
- Netto, Umsatzsteuer und Brutto stimmen rechnerisch nicht überein.
- Ein erforderlicher Hinweis auf Steuerbefreiung oder Reverse Charge fehlt.
- Kleinunternehmer weisen versehentlich Umsatzsteuer aus.
- Strukturierte E‑Rechnungen werden nur als PDF gespeichert.
Häufige Fragen
Muss eine Rechnung unterschrieben werden?
Nein. Für eine gewöhnliche Rechnung ist grundsätzlich keine Unterschrift erforderlich.
Sind Zahlungsziel und Bankverbindung Pflicht?
Nein. Sie gehören nicht zu den allgemeinen Pflichtangaben des § 14 Absatz 4 UStG. Praktisch sind beide Angaben dennoch empfehlenswert.
Darf eine Rechnungsnummer Lücken haben?
Entscheidend ist, dass jede Rechnungsnummer einmalig vergeben wird und das gewählte System nachvollziehbar bleibt. Ungewöhnliche Lücken sollten intern erklärbar sein.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Umsatzsteuerlich gilt grundsätzlich eine Frist von acht Jahren. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Die Rechnung weiter absichern
Rechnungen nicht jedes Mal neu bauen
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Dieser Ratgeber bietet allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung für den Einzelfall.