Eine Dauerrechnung rechnet gleichbleibende, wiederkehrende Leistungen einmal für einen ganzen Zeitraum ab. Sie braucht alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, eine einmalige Nummer und den Leistungszeitraum. Ein Miet- oder Wartungsvertrag kann selbst die Rechnung sein – der einzelne Monat ergibt sich dann aus dem Zahlungsbeleg.
Wann passt eine Dauerrechnung?
Immer dann, wenn Leistung und Betrag über die Laufzeit gleich bleiben. Typische Fälle:
Gewerbemiete
Büro, Lager oder Stellplatz – mit Umsatzsteuer nur bei Option zur Steuerpflicht.
Wartung & Service
Wartungsverträge mit festem Monats- oder Quartalsbetrag.
Leasing
Fahrzeug- oder Geräteleasing mit festen Raten.
Software & Hosting
Abos und Hosting-Pakete mit gleichbleibendem Preis.
Pauschalhonorare
Laufende Beratung oder Buchhaltung zum Festbetrag.
Nicht geeignet
Verbrauchs- oder Stundenabrechnung: Hier brauchst du einzelne Rechnungen.
Pflichtangaben einer Dauerrechnung
Grundsätzlich gelten dieselben Angaben wie bei jeder Rechnung über 250 Euro. Besonderheiten gibt es bei Nummer und Zeitraum:
| Angabe | Besonderheit bei Dauerrechnungen |
|---|---|
| Name und Anschrift beider Parteien | wie üblich |
| Steuernummer oder USt‑IdNr. | des leistenden Unternehmers, wie üblich |
| Ausstellungsdatum | Datum des Vertrags bzw. der Dauerrechnung |
| Rechnungsnummer | einmalige Nummer genügt, z. B. Vertrags-, Objekt- oder Mieternummer |
| Art und Umfang der Leistung | z. B. „Vermietung Büro, 2. OG, ca. 80 m²“ |
| Leistungszeitraum | Gesamtzeitraum; der einzelne Monat darf sich aus dem Zahlungsbeleg ergeben |
| Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag | je Periode (z. B. monatlich) getrennt ausweisen |
Bei Verträgen über Dauerleistungen reicht laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass eine einmalig vergebene Nummer. Für die einzelnen Zahlungen musst du keine neuen Nummern erzeugen. Mehr zum Aufbau von Nummernkreisen unter Rechnungsnummer.
Die vollständige Liste mit Erklärungen findest du unter Pflichtangaben einer Rechnung.
Muster einer Dauerrechnung
So kann eine Dauerrechnung für eine Gewerbemiete aussehen. Alle Daten sind frei erfunden und müssen durch deine eigenen ersetzt werden.
Monatlich zu zahlen190,00 €
1.190,00 €
Rechnungsnummer = Mietvertragsnummer. Diese Dauerrechnung gilt für jeden Monat des Leistungszeitraums. Zahlbar jeweils bis zum 3. Werktag des Monats. Der jeweilige Leistungsmonat ergibt sich aus dem Verwendungszweck der Zahlung (z. B. „Miete 03/2027, DR-2027-01“).
Steuerpflichtige Gewerbemiete nur bei Verzicht auf die Steuerbefreiung (Option nach § 9 UStG). Ohne Option: kein Steuerausweis.
Bitte den Kunden, bei jeder Zahlung Monat und Rechnungsnummer anzugeben. So belegen Kontoauszug und Dauerrechnung zusammen sauber, für welchen Zeitraum gezahlt wurde. Für normale Einzelrechnungen nutzt du die Rechnungsvorlage oder den kostenlosen Rechnungsgenerator.
Vertrag als Rechnung: so funktioniert es
- Vertrag mit allen PflichtangabenDer Miet-, Leasing- oder Wartungsvertrag enthält Parteien, Steuernummer bzw. USt‑IdNr., Datum, einmalige Nummer, Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
- Zeitraum aus dem ZahlungsbelegSteht der einzelne Leistungszeitraum nicht im Vertrag, reicht es, wenn er sich aus der Überweisung oder dem Kontoauszug ergibt.
- Vertrag und Belege aufbewahrenFür den Vorsteuerabzug braucht der Kunde den Vertrag und die Zahlungsnachweise. Fehlende Angaben dürfen in anderen Unterlagen stehen, auf die der Vertrag verweist (§ 31 Abs. 1 UStDV) – das gilt aber nicht, wenn eine E‑Rechnung Pflicht ist.
Formulierungen wie „Miete 1.000 Euro, ggf. zuzüglich Umsatzsteuer“ reichen nicht. Der Vertrag muss klar sagen, ob mit Umsatzsteuer abgerechnet wird, und den Steuerbetrag nennen. Sonst ist kein Vorsteuerabzug möglich.
Dauerrechnung und E‑Rechnung
Im inländischen B2B-Bereich wird die E‑Rechnung schrittweise Pflicht. Das gilt auch für Dauerrechnungen:
| Zeitraum | Was gilt beim Ausstellen? |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können. |
| 2025 und 2026 | Papierrechnungen weiter erlaubt; PDF und andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | Papier/PDF nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro; darüber E‑Rechnung (EDI mit Zustimmung noch möglich). |
| ab 1.1.2028 | E‑Rechnung für alle B2B-Umsätze im Inland Pflicht. |
Für Dauerschuldverhältnisse gibt es eine Vereinfachung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschn. 14.1 Abs. 19 UStAE):
- Einmal reicht: Es genügt, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E‑Rechnung auszustellen, die den Vertrag als Anhang enthält oder klar als Dauerrechnung erkennbar ist.
- Bei Änderungen neu: Ändern sich Pflichtangaben, etwa durch eine Mieterhöhung, muss eine neue bzw. berichtigte E‑Rechnung ausgestellt werden.
- Bestehende Dauerrechnungen: Für zulässig als Papier- oder PDF-Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E‑Rechnung auszustellen, solange sich die Angaben nicht ändern.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E‑Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), aber empfangen können. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Aus einer bestehenden PDF kannst du mit unserem Tool eine XRechnung erzeugen.
Änderungen während der Laufzeit
Preis- oder Mieterhöhung
Neue Dauerrechnung oder Nachtrag mit den neuen Beträgen ab dem Stichtag.
Steuersatz ändert sich
Neue Dauerrechnung mit aktuellem Steuersatz und Steuerbetrag ab dem Stichtag.
Neue Anschrift
Nachtrag mit der neuen Adresse, damit die Rechnung vollständig bleibt.
Vertragsende
Die Dauerrechnung gilt nur bis zum Ende des angegebenen Zeitraums.
Dauer-, Monats- oder Jahresrechnung?
| Form | So funktioniert es | Passt für |
|---|---|---|
| Dauerrechnung | Einmal für den ganzen Zeitraum, Zahlung in Raten | gleichbleibende Miete, Wartung, Leasing |
| Monatsrechnung | Jeden Monat eine eigene Rechnung mit eigener Nummer | schwankende Beträge, Stunden, Verbrauch |
| Jahresrechnung | Jahresbetrag auf einmal, oft im Voraus | Software-Lizenzen, Mitgliedschaften, Jahreswartung |
Wird der Jahresbetrag vor der Leistung bezahlt, entsteht die Umsatzsteuer bereits mit dem Zahlungseingang (Anzahlung, § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).
Typische Fehler
- Kein Leistungszeitraum: Ohne Zeitraum ist nicht erkennbar, welche Monate abgedeckt sind.
- Nur Bruttomiete genannt: Netto, Steuersatz und Steuerbetrag müssen erkennbar sein.
- Mieterhöhung ohne Nachtrag: Es wird mehr gezahlt, als in der Rechnung steht – das gefährdet den Vorsteuerabzug.
- Steuernummer fehlt: Auch der Vertrag braucht Steuernummer oder USt‑IdNr. des Leistenden.
- Zahlungsnachweise fehlen: Ohne Kontoauszüge lässt sich der Monat schwer belegen.
Aufbewahrung
Dauerrechnungen und Verträge, die als Rechnung dienen, sind Buchungsbelege. Seit 2025 gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Weil der Vertrag für jeden Monat der Laufzeit als Rechnung dient, bewahre ihn mindestens acht Jahre über das Ende des letzten Abrechnungsjahres hinaus auf. Tipps zur Ablage unter Belege aufbewahren.
Checkliste Dauerrechnung
- Leistung und Betrag bleiben über die Laufzeit gleich
- Name und Anschrift beider Parteien
- Steuernummer oder USt‑IdNr. des Leistenden
- Ausstellungsdatum und einmalige Nummer
- Leistung und Gesamtzeitraum klar beschrieben
- Netto, Steuersatz und Steuerbetrag je Periode – oder Befreiungshinweis
- E‑Rechnungspflicht ab 2027/2028 geprüft
- Bei Änderungen: neue Dauerrechnung oder Nachtrag
Häufige Fragen
Was ist eine Dauerrechnung?
Eine Rechnung über regelmäßig wiederkehrende, gleichbleibende Leistungen wie Miete, Wartung oder Leasing, die für einen längeren Zeitraum gilt. Statt jeden Monat neu abzurechnen, wird einmal für die gesamte Laufzeit abgerechnet. Oft übernimmt der Vertrag diese Funktion, wenn er alle Pflichtangaben enthält.
Ist ein Mietvertrag eine Rechnung?
Ja, wenn er alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält: unter anderem Vermieter und Mieter, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine einmalige Nummer, Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Der jeweilige Leistungsmonat darf sich aus dem Zahlungsbeleg ergeben, zum Beispiel aus der Überweisung.
Braucht eine Dauerrechnung eine Rechnungsnummer?
Ja. Bei Verträgen über Dauerleistungen genügt aber eine einmalig vergebene Nummer, zum Beispiel eine Vertrags-, Objekt- oder Mieternummer. Für die einzelnen Zahlungen musst du keine neuen Nummern vergeben.
Muss ich jeden Monat eine neue Rechnung schreiben?
Nein. Bleiben Leistung und Betrag gleich, reicht eine Dauerrechnung für den gesamten Zeitraum. Ändert sich der Betrag jeden Monat, etwa nach Verbrauch oder Stunden, brauchst du dagegen einzelne Rechnungen.
Muss eine Dauerrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden?
Nur, wenn für dich die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich gilt (ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle). Dann reicht es laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, die den Vertrag als Anhang enthält oder klar als Dauerrechnung erkennbar ist.
Was passiert bei einer Mieterhöhung oder Preisänderung?
Ändern sich Betrag, Steuersatz oder andere Pflichtangaben, brauchst du eine neue oder berichtigte Dauerrechnung mit den aktuellen Werten. Gilt für dich die E-Rechnungspflicht, muss die Änderung in einer neuen E-Rechnung abgebildet werden.
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Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.