Was du vor dem Versand prüfen solltest
Der Generator unterstützt die typischen Angaben einer gewöhnlichen Rechnung nach § 14 Absatz 4 UStG: vollständige Anschriften, steuerliche Nummer, Ausstellungsdatum, einmalige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und -zeitpunkt sowie Entgelt und Steuerangaben.
- Ist die Rechnungsnummer einmalig und nachvollziehbar vergeben?
- Sind Name und Anschrift beider Seiten vollständig?
- Ist die Leistung so beschrieben, dass sie eindeutig nachvollziehbar ist?
- Stimmen Leistungsdatum, Steuersatz und Beträge?
- Ist für den konkreten Umsatz eine strukturierte E‑Rechnung erforderlich?
Normaler Umsatz oder Kleinunternehmer?
Im Standardmodus werden Nettobetrag und Umsatzsteuer getrennt ausgewiesen. Aktiviere den Kleinunternehmer-Modus nur, wenn die Steuerbefreiung nach § 19 UStG tatsächlich auf deinen Umsatz anwendbar ist. Der Generator setzt dann die Umsatzsteuer auf null und fügt den Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ ein.
Eine einfache PDF enthält keinen strukturierten Datensatz und gilt seit 2025 nicht als E‑Rechnung. Im Jahr 2026 dürfen Rechnungsaussteller aufgrund der Übergangsregelung regelmäßig noch eine sonstige Rechnung verwenden; eine elektronische PDF setzt dabei grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro läuft die Zusatzfrist nach aktuellem Stand bis Ende 2027.
Häufige Fragen zum Rechnungsgenerator
Werden meine Rechnungsdaten gespeichert?
Nein. Die Formulardaten bleiben im Arbeitsspeicher deines Browsers. Der Generator nutzt für Rechnungsdaten weder Serverübertragung noch dauerhafte Browserspeicherung.
Kann ich die Rechnung später bearbeiten?
Der Generator speichert keine Entwürfe. Solange die Seite geöffnet bleibt, kannst du die Eingaben ändern und eine neue PDF erzeugen. Nach dem Schließen solltest du für Änderungen die Daten erneut eingeben.
Ist die PDF automatisch rechtssicher?
Der Aufbau hilft bei den typischen Pflichtangaben, kann aber Sonderfälle wie Reverse Charge, Bauleistungen, innergemeinschaftliche Lieferungen oder Anzahlungen nicht automatisch beurteilen. Prüfe deshalb den konkreten Umsatz.
Kann ich direkt eine XRechnung erstellen?
Ja. Wähle im ersten Schritt „PDF + XRechnung“. Der Assistent fragt dann die zusätzlichen Pflichtfelder ab und erzeugt neben der PDF eine maschinenlesbare XML-Datei nach XRechnung 3.0.2. Prüfe vor dem Versand trotzdem die Annahmebedingungen des Empfängers.