Die meisten Kosten, die du weiterberechnest, sind Teil deiner Leistung: Sie bekommen den Steuersatz deiner Hauptleistung, meist 19 %. Ziehst du Vorsteuer, rechnest du sie netto weiter. Nur echte durchlaufende Posten, bei denen dein Kunde selbst Schuldner ist, gibst du ohne Umsatzsteuer und ohne Aufschlag weiter.
Drei Fälle auf einen Blick
Auslage / weiterberechnete Kosten
Du kaufst im eigenen Namen ein und gibst die Kosten weiter. Gehört zu deinem Entgelt.
Umsatzsteuer: jaDurchlaufender Posten
Du zahlst im Namen und für Rechnung des Kunden, er ist selbst Schuldner.
Umsatzsteuer: neinDu bist Kleinunternehmer
Du berechnest Kosten brutto weiter, ohne eigene Umsatzsteuer, mit Hinweis auf § 19 UStG.
Umsatzsteuer: neinAuslagen: Teil deines Entgelts
Reisekosten, Material, Porto, Druckkosten oder Lizenzen, die du im eigenen Namen kaufst und an den Kunden weitergibst, gehören umsatzsteuerlich zu deiner Leistung. Sie unterliegen dem Steuersatz deiner Hauptleistung.
Hotel
Wird mit dem Satz deiner Leistung weiterberechnet, z. B. 19 % statt der 7 % auf der Hotelrechnung.
Bahn & Flug
Ticketkosten netto ansetzen und mit deiner Leistung versteuern.
Kilometer
Fahrten mit dem eigenen Auto: Kilometersatz frei vereinbar, Teil des Entgelts.
Material
Im eigenen Namen gekauft: Teil der Werk- oder Dienstleistung.
Porto & Druck
Versand-, Kopier- und Druckkosten gehören zur Leistung.
Lizenzen & Anzeigen
Software, Bildrechte oder Werbeanzeigen, im eigenen Namen gebucht.
Ein Berater fährt zum Kunden und übernachtet im Hotel. Die Hotelkosten berechnet er weiter. Umsatzsteuerlich gehören sie zur Beratungsleistung und werden mit 19 % abgerechnet, auch wenn das Hotel selbst nur 7 % berechnet hat.
Durchlaufende Posten: ohne Umsatzsteuer
Durchlaufende Posten sind Beträge, die du im Namen und für Rechnung deines Kunden vereinnahmst und verausgabst. Sie gehören nach § 10 Abs. 1 UStG nicht zum Entgelt. Typisch sind Gerichtskosten oder Gebühren an Behörden und Register, bei denen dein Kunde selbst Gebührenschuldner ist.
- Der Kunde ist SchuldnerEr schuldet den Betrag dem Dritten selbst, nicht du.
- Du handelst in seinem NamenUnd für seine Rechnung, etwa auf Grundlage eines Auftrags oder einer Vollmacht.
- Kein AufschlagDer Betrag wird genau so weitergegeben, wie er angefallen ist.
- Getrennt erfasstDer Vorgang ist in deiner Buchhaltung klar vom Umsatz getrennt.
Der Unterschied auf einen Blick
| Merkmal | Auslage / weiterberechnete Kosten | Durchlaufender Posten |
|---|---|---|
| Vertragspartner des Dritten | du | dein Kunde |
| Umsatzsteuer | ja, Steuersatz der Hauptleistung | nein |
| Vorsteuerabzug für dich | ja, aus der Eingangsrechnung | nein |
| Aufschlag möglich | ja | nein |
| Beispiele | Hotel, Bahn, Material, Porto | Gerichtskosten, bestimmte Behördengebühren |
Muster: Rechnung mit weiterberechneten Kosten
So kann eine Rechnung mit Auslagen und einem durchlaufenden Posten aussehen. Alle Daten sind frei erfunden und müssen durch deine eigenen ersetzt werden.
zzgl. 19 % Umsatzsteuer
Durchlaufender Posten: Registergebühr
Gesamtbetrag995,00 €
189,05 €
50,00 €
1.234,05 €
Die Registergebühr wurde im Namen und für Rechnung des Kunden verauslagt (durchlaufender Posten, nicht steuerbar). Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
Auslagen netto plus Umsatzsteuer der Hauptleistung, der durchlaufende Posten steht separat und ohne Umsatzsteuer.
Weitere Hinweise zum Aufbau findest du unter Rechnung schreiben und Pflichtangaben einer Rechnung. Eine fertige Vorlage gibt es im kostenlosen Rechnungsgenerator.
Netto oder brutto weiterberechnen?
Mit Vorsteuerabzug: netto
Du holst dir die Umsatzsteuer aus Hotel- oder Bahnrechnung als Vorsteuer zurück. Deshalb setzt du die Kosten netto an und schlägst die Umsatzsteuer deiner Leistung auf.
Kleinunternehmer: brutto
Ohne Vorsteuerabzug trägst du die Steuer selbst und berechnest den Bruttobetrag weiter. Auf deiner Rechnung steht keine Umsatzsteuer, sondern der Hinweis nach § 19 UStG, siehe Rechnung als Kleinunternehmer.
🧮 Mini-Rechner: Beleg weiterberechnen
Gib den Bruttobetrag deines Belegs ein. Der Rechner zeigt den Ansatz auf deiner Rechnung (mit Vorsteuerabzug).
Praxisfälle kurz bewertet
| Fall | Einordnung | Umsatzsteuer |
|---|---|---|
| Fotograf kauft Requisiten für ein Kundenshooting | Auslage, Teil der Leistung | ja, 19 % |
| Handwerker kauft Material im eigenen Namen | Teil der Werkleistung | ja, Steuersatz der Leistung |
| Dienstleister zahlt eine Gebühr, bei der der Kunde Schuldner ist | durchlaufender Posten | nein |
| Agentur bucht Werbeanzeigen im eigenen Namen für den Kunden | Teil der Leistung | ja |
| Trainer berechnet selbst angemietete Raummiete weiter | Auslage | ja |
Im Einzelfall kommt es auf die vertragliche Gestaltung an, also darauf, wer gegenüber dem Dritten Vertragspartner und Schuldner ist.
Typische Fehler
- Hotelkosten mit 7 % weiterberechnet statt mit dem Steuersatz der Hauptleistung.
- Brutto weiterberechnet und zusätzlich Umsatzsteuer aufgeschlagen – das ergibt doppelte Steuer.
- Durchlaufende Posten mit Aufschlag versehen.
- Gebühren als durchlaufenden Posten behandelt, obwohl du selbst Schuldner warst.
- Belege nicht aufbewahrt, sodass die Weiterberechnung nicht nachvollziehbar ist.
Weist du auf einen Betrag Umsatzsteuer aus, die du nicht schuldest, schuldest du sie trotzdem (§ 14c UStG), bis die Rechnung berichtigt ist. Wie das geht, steht unter Stornorechnung und Gutschrift.
Angebot, Belege und Buchhaltung
Im Angebot festlegen
Welche Kosten du weiterberechnest und ob ein Aufschlag anfällt. Mehr unter Angebot oder Kostenvoranschlag.
Belege aufbewahren
Eingangsrechnungen für Auslagen sowie Auftrag oder Vollmacht für durchlaufende Posten ablegen. Rechnungen: acht Jahre, siehe Belege aufbewahren.
Richtig buchen
Auslagen als Betriebsausgabe mit Vorsteuer, durchlaufende Posten auf ein eigenes Verrechnungskonto. Mehr im Ratgeber Buchhaltung.
Checkliste Weiterberechnung
- Vertragspartner des Dritten geklärt: du oder dein Kunde?
- Auslagen mit dem Steuersatz der Hauptleistung abgerechnet
- Mit Vorsteuerabzug: Kosten netto angesetzt
- Als Kleinunternehmer: brutto, Hinweis auf § 19 UStG
- Durchlaufende Posten separat, ohne Umsatzsteuer und ohne Aufschlag
- Weiterberechnung im Angebot vereinbart
- Eingangsbelege und Vollmachten abgelegt
- Durchlaufende Posten auf Verrechnungskonto gebucht
Häufige Fragen
Muss ich auf weiterberechnete Reisekosten Umsatzsteuer berechnen?
In der Regel ja. Reisekosten, die du deinem Kunden weiterberechnest, sind Teil deines Entgelts und unterliegen dem Steuersatz deiner Hauptleistung. Berechne sie netto weiter, wenn du die Vorsteuer selbst gezogen hast.
Was sind durchlaufende Posten?
Beträge, die du im Namen und für Rechnung deines Kunden vereinnahmst und verausgabst (§ 10 Abs. 1 UStG), zum Beispiel bestimmte Gebühren an Behörden, bei denen der Kunde selbst Schuldner ist. Sie gehören nicht zu deinem Entgelt und werden ohne Umsatzsteuer weitergegeben.
Darf ich auf weiterberechnete Kosten einen Aufschlag nehmen?
Ja, bei Auslagen und Material ist das erlaubt, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart ist. Bei durchlaufenden Posten ist ein Aufschlag nicht möglich, sonst verlieren sie diesen Status.
Brutto oder netto weiterberechnen?
Als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer berechnest du Auslagen netto weiter und schlägst die Umsatzsteuer deiner Leistung auf. Als Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug berechnest du den Bruttobetrag weiter, ohne eigene Umsatzsteuer.
Mit welchem Steuersatz berechne ich Hotelkosten weiter?
Mit dem Steuersatz deiner Hauptleistung, bei einer Beratung also mit 19 %, auch wenn das Hotel die Übernachtung mit 7 % abgerechnet hat. Die Hotelkosten sind umsatzsteuerlich Teil deiner Leistung.
Wie buche ich durchlaufende Posten?
Auf einem eigenen Verrechnungskonto, das sich nach der Zahlung durch den Kunden wieder ausgleicht. Weiterberechnete Auslagen buchst du dagegen als normale Betriebsausgabe mit Vorsteuer und die Weiterberechnung als Umsatz.
Passend dazu
Auslagen nicht jedes Mal neu rechnen
Rechnungssoftware kann wiederkehrende Positionen, Steuersätze und getrennte Posten zentral verwalten. Prüfe, ob der Funktionsumfang von rechnung.cloud zu deinem Prozess passt.
rechnung.cloud kennenlernen →Offizielle Quellen und Hinweis
Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.