Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch zu übermitteln. Eine Zahllast ist ebenfalls an diesem Tag fällig. Der reguläre Zeitraum ist das Kalendervierteljahr; je nach Steuer des Vorjahres gelten Monat, Quartal oder eine mögliche Befreiung.
So wird die Zahllast berechnet
Ein einfaches Monatsbeispiel
Umsatzsteuer aus eigenen Rechnungen: 3.800,00 €
abziehbare Vorsteuer aus Eingangsleistungen: 1.250,00 €
Vorauszahlung an das Finanzamt: 2.550,00 €
Ist die abziehbare Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, kann sich ein Erstattungsbetrag ergeben. Steuerfreie Umsätze, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Vorgänge und Berichtigungen benötigen eigene Kennzahlen.
Monatlich, vierteljährlich oder befreit?
| Steuer des Vorjahres | Regel nach § 18 UStG |
|---|---|
| Mehr als 9.000 € | Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum |
| Mehr als 2.000 € bis 9.000 € | Kalendervierteljahr |
| Nicht mehr als 2.000 € | Finanzamt kann von Voranmeldungen und Vorauszahlungen befreien |
Für Unternehmensgründungen enthält § 18 UStG eine Sonderregel: Für Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ist nicht automatisch immer der Monat maßgeblich; die tatsächliche Steuer eines Teiljahres wird auf das Jahr hochgerechnet beziehungsweise die voraussichtliche Steuer des Gründungsjahres herangezogen. Entscheidend ist die Einordnung durch das Finanzamt.
Bescheid und ELSTER-Daten prüfen
Übernimm den Voranmeldungszeitraum nicht blind aus einem allgemeinen Ratgeber. Das Finanzamt kann die konkrete Abgabepflicht mitteilen oder ändern. Im Zweifel zählt die für deinen Steuerfall hinterlegte Verpflichtung.
Frist und Dauerfristverlängerung
Ohne Fristverlängerung endet die Frist am zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums. Für das zweite Quartal 2026 wäre das grundsätzlich der 10. Juli 2026. Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, gelten die allgemeinen Fristenregeln.
Eine Dauerfristverlängerung verschiebt die Abgabe und Zahlung um einen Monat. Monatliche Anmelder müssen dabei grundsätzlich eine Sondervorauszahlung leisten. Der Antrag und die Anmeldung der Sondervorauszahlung werden elektronisch übermittelt.
Ohne Verlängerung
Abgabe und Zahlung bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums.
Mit Verlängerung
Ein Monat zusätzliche Zeit, sofern das Finanzamt nicht ablehnt.
Monatszahler
Sondervorauszahlung im Rahmen der Dauerfristverlängerung beachten.
Zahlung
SEPA-Mandat oder Überweisung so planen, dass keine Säumnis entsteht.
Der monatliche oder vierteljährliche Ablauf
- Zeitraum schließenAlle Ausgangsrechnungen, Korrekturen und relevanten Zahlungsvorgänge einsammeln.
- Eingangsrechnungen prüfenLeistung, Pflichtangaben und Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug kontrollieren.
- Umsätze abstimmenSteuersätze, steuerfreie Umsätze und besondere Sachverhalte trennen.
- Konten plausibilisierenUmsatzsteuer und Vorsteuer mit Buchhaltung und Belegen abgleichen.
- Voranmeldung erstellenWerte den richtigen Kennzahlen im aktuellen Formular zuordnen.
- Elektronisch übermittelnAuthentifiziert über ELSTER oder kompatible Software senden.
- Zahlung veranlassenZahllast fristgerecht begleichen beziehungsweise Erstattung überwachen.
- Protokoll aufbewahrenÜbertragungsprotokoll und Berechnungsgrundlagen beim Zeitraum speichern.
Welche Daten werden häufig vergessen?
- Berichtigte oder stornierte Ausgangsrechnungen
- Bewirtungs-, Reise- oder Fahrzeugkosten mit besonderer Behandlung
- Reverse-Charge-Leistungen aus dem In- und Ausland
- Innergemeinschaftliche Erwerbe und Lieferungen
- Anzahlungen und Schlussrechnungen
- Uneinbringliche Forderungen und Entgeltminderungen
- Privatanteile und unentgeltliche Wertabgaben
- Einfuhrumsatzsteuer und Belege des Zolls
Was gilt für Kleinunternehmer?
Wer die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG anwendet, weist grundsätzlich keine Umsatzsteuer auf seinen entsprechenden Umsätzen aus und gibt meist keine laufenden Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Besondere Fälle – etwa eine Steuerschuld nach § 13b UStG, innergemeinschaftliche Vorgänge oder unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer – können dennoch Melde- und Zahlungspflichten auslösen.
Fehler nach der Übermittlung
Erkannte Fehler sollten nicht bis zur Jahreserklärung liegen bleiben. Eine berichtigte Voranmeldung wird für denselben Zeitraum vollständig neu übermittelt und als Berichtigung gekennzeichnet. Bei größeren oder wiederkehrenden Abweichungen sollte die steuerliche Behandlung geprüft werden.
Häufige Fragen
Ist eine Nullmeldung erforderlich?
Wenn eine Abgabepflicht besteht, ist die Voranmeldung grundsätzlich auch dann zu übermitteln, wenn sich keine Zahllast ergibt. Eine Befreiung muss vom Finanzamt kommen.
Reicht die Zahlung ohne Voranmeldung?
Nein. Übermittlung und Zahlung sind getrennte Pflichten. Eine Zahlung ersetzt nicht den amtlich vorgeschriebenen Datensatz.
Was ist bei Istversteuerung anders?
Bei genehmigter Istversteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich nach vereinnahmten Entgelten. Eingangsrechnungen und Vorsteuer folgen eigenen Voraussetzungen. Die Kontenlogik muss zur Besteuerungsart passen.
Daten für die Voranmeldung vorbereiten
Rechnungsdaten sauber vorbereiten
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Allgemeine Orientierung, keine Steuerberatung. Formulare, Schwellenwerte und Sonderregeln können sich ändern; den eigenen Steuerfall aktuell prüfen.