Eine vollständige Rechnung macht Aussteller, Empfänger, Leistung, Leistungszeitpunkt und Steuerberechnung eindeutig nachvollziehbar. Die allgemeinen Mindestangaben stehen in § 14 Absatz 4 UStG; Sonderfälle können weitere Hinweise verlangen.
Schnellcheck für Standardrechnungen
- Name und vollständige Anschrift beider Unternehmen
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder Steuerbefreiung
Die zehn Pflichtangaben im Detail
Absender
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens.
Empfänger
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers.
Steuerliche Nummer
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
Rechnungsnummer
Eine einmalig vergebene Nummer aus einem nachvollziehbaren Nummernkreis.
Leistungsbeschreibung
Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
Leistungszeitpunkt
Tag oder zulässiger Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung.
Entgelt
Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Nettobeträge.
Minderungen
Vorab vereinbarte Rabatte oder Skonti, sofern nicht bereits einberechnet.
Steuerangaben
Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Je nach Sachverhalt kommen weitere Angaben hinzu, zum Beispiel „Gutschrift“, „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder ein Hinweis auf eine besondere Aufbewahrungspflicht.
Rechnungsdatum und Leistungsdatum unterscheiden
Das Rechnungsdatum zeigt, wann das Dokument erstellt wurde. Das Leistungsdatum bezeichnet dagegen, wann die Ware geliefert oder die Dienstleistung ausgeführt wurde. Fallen beide Daten zusammen, kann ein eindeutiger Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ sinnvoll sein.
Monatsangabe kann genügen
Nach § 31 Absatz 4 UStDV kann als Leistungszeitpunkt der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Die Formulierung muss den Zeitraum eindeutig erkennen lassen.
Zusätzliche Angaben bei Sonderfällen
| Sachverhalt | Typische zusätzliche Anforderung |
|---|---|
| Gutschriftverfahren | Das Dokument muss als „Gutschrift“ bezeichnet werden. |
| Reverse Charge | Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | Unter anderem Umsatzsteuer-IDs und Hinweis auf Steuerbefreiung prüfen. |
| Kleinunternehmer | Kein Umsatzsteuerausweis; Hinweis auf Steuerbefreiung nach § 19 UStG. |
| Leistung an Privatperson rund um Grundstück | Unter Umständen Hinweis auf zweijährige Aufbewahrungspflicht. |
| E‑Rechnung | Pflichtangaben müssen vollständig im strukturierten Teil enthalten sein. |
Sonderfälle sind häufig komplex. Bei Auslandssachverhalten, Bauleistungen oder unsicherer steuerlicher Einordnung sollte der konkrete Fall fachlich geprüft werden.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro gelten vereinfachte Mindestangaben nach § 33 UStDV. Notwendig sind Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz beziehungsweise Steuerbefreiung.
| Angabe | Normale Rechnung | Kleinbetrag |
|---|---|---|
| Kundenanschrift | Erforderlich | Typischerweise nicht erforderlich |
| Rechnungsnummer | Erforderlich | Typischerweise nicht erforderlich |
| Steuernummer / USt‑ID | Erforderlich | Typischerweise nicht erforderlich |
| Bruttobetrag und Steuersatz | Ausführliche Steuerdarstellung | Zusammengefasste Angabe möglich |
Pflichtangaben in der E‑Rechnung
Bei einer E‑Rechnung reicht es nicht, Pflichtangaben nur in einer beigefügten PDF-Datei zu nennen. Nach der aktuellen Verwaltungsauffassung müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Rechnungsteil enthalten sein, damit eine elektronische Verarbeitung möglich bleibt.
Weitere Details zu Formaten, Übergangsfristen und Archivierung erklärt der Ratgeber E‑Rechnung 2026.
Häufige Fehler vermeiden
- Veraltete oder unvollständige Kundenanschrift
- Doppelte Rechnungsnummer
- Unklare Beschreibung wie nur „Dienstleistung“
- Fehlender Leistungszeitpunkt
- Falscher Steuersatz oder Rechenfehler
- Umsatzsteuerausweis trotz Kleinunternehmer-Steuerbefreiung
- Sonderhinweis bei Reverse Charge oder Steuerbefreiung fehlt
Häufige Fragen
Sind Bankverbindung und Zahlungsziel Pflicht?
Nein, sie gehören nicht zu den allgemeinen Pflichtangaben des § 14 Absatz 4 UStG. Praktisch sind sie dennoch sehr sinnvoll.
Braucht eine Rechnung eine Unterschrift?
Eine gewöhnliche Rechnung muss grundsätzlich nicht unterschrieben werden.
Kann eine fehlerhafte Rechnung berichtigt werden?
Ja. Das Berichtigungsdokument muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Bei verpflichtenden E‑Rechnungen ist auch die Berichtigung grundsätzlich strukturiert vorzunehmen.
Pflichtangaben praktisch anwenden
Pflichtfelder dauerhaft im Griff behalten
Rechnungssoftware kann Stammdaten, Nummernkreise und wiederkehrende Angaben zentral verwalten. Prüfe, ob der Funktionsumfang von rechnung.cloud zu deinem Prozess passt.
rechnung.cloud kennenlernen →Offizielle Quellen und Hinweis
Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung.