Eine Rechnung muss eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlen- oder Buchstabenreihen enthalten, die einmalig vergeben wird. Eine lückenlose Reihenfolge ist nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass nicht zwingend. Entscheidend sind Einmaligkeit, Nachvollziehbarkeit und ein dokumentiertes System.
Was verlangt das Umsatzsteuerrecht?
§ 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. „Fortlaufend“ bedeutet nicht, dass Außenstehende jede Rechnung aus der vorherigen Nummer erraten können müssen. Es geht um eindeutige Identifikation innerhalb des verwendeten Systems.
Die vier Kernregeln
- Jede Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben.
- Das Schema besteht aus Zahlen, Buchstaben oder einer Kombination.
- Getrennte Nummernkreise bleiben jeweils eindeutig.
- Nummernerzeugung, Lücken und Korrekturen sind nachvollziehbar.
Praktische Nummernschemata
| Schema | Beispiel | Einsatz |
|---|---|---|
| Jahr + Zähler | 2026-0042 | Einfach und für viele kleine Betriebe ausreichend |
| Jahr + Monat + Zähler | 2026-07-018 | Monatliche Gliederung bei vielen Belegen |
| Dokumentart + Jahr + Zähler | RE-2026-0042 | Klare Unterscheidung von Rechnung und Storno |
| Standort + Zähler | BER-2026-031 | Getrennte organisatorische Bereiche |
| System + Zähler | SHOP-2600042 | Getrennte Shop- und Projektabrechnung |
Datenschutzfreundlich ist ein Schema ohne unnötige Kundendaten. Kundennummer, Umsatzhöhe oder Anzahl aller bisherigen Rechnungen müssen nicht offenbart werden.
Sind mehrere Nummernkreise erlaubt?
Ja. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass erlaubt mehrere getrennte Nummernkreise, etwa für Zeiträume, Filialen, Betriebsstätten oder organisatorische Bereiche. Innerhalb jedes Kreises muss die Nummer einmalig sein. Die Abgrenzung sollte in einer kurzen Verfahrensbeschreibung stehen.
Rechnungen
RE-2026-0001, RE-2026-0002 …
Storno
ST-2026-0001 mit Bezug zur Originalrechnung.
Filiale Nord
NORD-2026-0001 als eigener organisatorischer Kreis.
Onlineshop
SHOP-2026-0001, sofern klar vom Hauptsystem getrennt.
Sind Lücken in Rechnungsnummern erlaubt?
Eine lückenlose Abfolge ist nach Abschnitt 14.5 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses nicht zwingend. Dennoch können ungeklärte Lücken Fragen auslösen. Reservierte, verworfene oder technisch übersprungene Nummern sollten deshalb mit Grund dokumentiert werden.
Lückenprotokoll statt Scheinrechnung
Erstelle keine fingierte Rechnung, nur um eine Nummer zu füllen. Notiere stattdessen zum Beispiel: „RE-2026-0043 am 24.07.2026 wegen abgebrochenem Export nicht ausgegeben; keine Rechnung versendet.“
Darf der Zähler im neuen Jahr neu beginnen?
Ja, wenn das Jahr Bestandteil des Nummernkreises ist. Auf 2026-0098 kann also 2027-0001 folgen. Wird nur eine reine Zahl ohne Jahreskennung verwendet, muss das interne System trotzdem jede Nummer über die gesamte Nutzung eindeutig halten.
Was gilt bei Storno und Korrektur?
- Originalnummer erhaltenEine bereits ausgegebene Rechnungsnummer wird nicht neu vergeben.
- Korrekturdokument nummerierenStorno oder Korrektur erhält eine eigene eindeutige Dokumentnummer.
- Bezug herstellenNummer und Datum der ursprünglichen Rechnung eindeutig nennen.
- Neurechnung erzeugenEine vollständig neu ausgestellte Rechnung erhält ebenfalls eine neue Nummer.
- Dokumente verbindenOriginal, Storno und Neurechnung im Prüfpfad zusammenhalten.
Mehr dazu zeigt der Ratgeber Gutschrift, Rechnungskorrektur und Stornorechnung.
Ein belastbarer Vergabeprozess
- Nummern nicht manuell in mehreren unabhängigen Dateien vergeben.
- Zähler zentral je Nummernkreis führen.
- Nummer erst beim verbindlichen Erstellen der Rechnung festschreiben.
- Doppelvergaben technisch blockieren.
- Änderungen und gelöschte Entwürfe protokollieren.
- Bei Systemwechsel den letzten Zählerstand und Start des neuen Kreises dokumentieren.
- Nummernlogik in die Verfahrensdokumentation aufnehmen.
Häufige Fragen
Muss die erste Rechnung die Nummer 1 tragen?
Nein. Der Startwert kann frei gewählt werden. Wichtig ist, dass das System nachvollziehbar und jede Nummer einmalig ist.
Darf die Kundennummer Teil der Rechnungsnummer sein?
Grundsätzlich ja, sofern das Ergebnis einmalig bleibt. Ein vom Kunden unabhängiger Zähler ist jedoch meist einfacher und datenschutzfreundlicher.
Dürfen Angebot und Rechnung dieselbe Nummer haben?
Dokumentarten sollten eindeutig unterscheidbar sein. Separate Präfixe oder Nummernkreise verhindern Missverständnisse, etwa AN-2026-001 und RE-2026-001.
Rechnungsnummern im Prozess
Nummern automatisch und eindeutig erzeugen
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rechnung.cloud ansehen →Offizielle Quellen und Hinweis
Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung.