Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Ein normales PDF erfüllt diese Definition nicht.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E‑Rechnungen empfangen können.
- Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung, nicht als E‑Rechnung.
- XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile sind verbreitete strukturierte Formate.
- Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise in bestimmten Fällen bis Ende 2027.
- Die strukturierte Originaldatei muss unverändert und lesbar aufbewahrt werden.
Was ist eine E‑Rechnung?
Eine E‑Rechnung enthält Rechnungsinformationen nicht nur als sichtbaren Text, sondern zusätzlich oder ausschließlich als geordneten Datensatz. Felder wie Rechnungsnummer, Lieferant, Rechnungsbetrag und Steuer werden eindeutig bezeichnet. Dadurch kann eine Buchhaltungssoftware die Daten übernehmen, ohne sie aus einem Bild oder PDF herauslesen zu müssen.
Die Datei muss einem vorgegebenen semantischen Datenmodell entsprechen. Entscheidend ist deshalb nicht, ob eine Rechnung per E‑Mail kommt, sondern in welchem Format ihr Inhalt vorliegt. Ein eingescanntes Dokument, ein Bild oder ein gewöhnliches PDF bleibt eine sonstige Rechnung.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
Beide Formate können die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, unterscheiden sich aber in der Darstellung. Welches Format sinnvoll ist, hängt vor allem von den Anforderungen des Empfängers und der eingesetzten Software ab.
XRechnung
Ein strukturierter XML-Datensatz. Für Menschen wird er mit einem Viewer oder in der Buchhaltungssoftware lesbar dargestellt.
ZUGFeRD
Eine sichtbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Das passende Profil muss den erforderlichen Datenumfang enthalten.
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kann die XRechnung einschließlich zusätzlicher Angaben wie Leitweg-ID ausdrücklich verlangt werden. Im allgemeinen B2B-Austausch wird ZUGFeRD häufig wegen seiner direkt sichtbaren PDF-Darstellung verwendet.
Welche Fristen gelten?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung anderer Rechnungsformen gelten Übergangsregelungen. Unternehmen sollten diese Zeit für Tests und eine kontrollierte Umstellung nutzen.
Empfang wird Pflicht. Inländische Unternehmen müssen strukturierte E‑Rechnungen annehmen können.
Allgemeine Übergangsphase. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können weiterhin sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
Zusätzliche Frist für bestimmte Aussteller. Sie betrifft insbesondere Unternehmer mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Regelbetrieb. Für betroffene inländische B2B-Umsätze ist grundsätzlich die strukturierte E‑Rechnung vorgesehen.
Wer ist betroffen?
Im Mittelpunkt stehen steuerbare Umsätze zwischen Unternehmern, wenn leistendes Unternehmen und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Rechnungen an private Endkunden gehören nicht zum allgemeinen B2B-Anwendungsfall.
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E‑Rechnung befreit. Sie müssen E‑Rechnungen jedoch empfangen können. Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte Fahrausweise bestehen Besonderheiten. Bei grenzüberschreitenden Leistungen, Steuerbefreiungen oder anderen Sonderfällen sollte der konkrete Sachverhalt geprüft werden.
So gelingt die Umstellung
Praktischer Sieben-Schritte-Plan
- Betroffene Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfassen.
- Eine zentrale E‑Mail-Adresse oder einen anderen Empfangskanal festlegen.
- Prüfen, welche Formate die vorhandene Software lesen und erzeugen kann.
- Technische Validierung und lesbare Darstellung testen.
- Freigabe, Zahlung und Umgang mit fehlerhaften Dateien festlegen.
- Die strukturierte Originaldatei unverändert aufbewahren.
- Geschäftspartner und Mitarbeitende über den neuen Ablauf informieren.
Eine zentrale Rechnungsadresse kann für den Einstieg technisch ausreichen. Entscheidend ist, dass eingehende Dateien nicht verloren gehen, sicher geprüft und der richtigen Bestellung oder Leistung zugeordnet werden. Technische Validität allein beweist noch nicht, dass eine Rechnung sachlich richtig ist.
E‑Rechnungen richtig aufbewahren
Die empfangene oder versendete strukturierte Datei ist das maßgebliche Original. Eine zusätzlich erzeugte PDF-Ansicht erleichtert die Prüfung, ersetzt XML-Daten aber nicht. Dateien müssen über die Aufbewahrungszeit verfügbar, lesbar und vor unbemerkten Änderungen geschützt bleiben.
Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Andere Vorschriften oder ein noch laufendes Verfahren können im Einzelfall zusätzliche Anforderungen verursachen.
E-Rechnungen im Gesamtprozess
E‑Rechnungen später automatisieren
Wenn manuelle Vorlagen und Ablagen zu langsam werden, kann Rechnungssoftware Kunden, Dokumente und offene Beträge in einem Prozess bündeln. Prüfe den aktuellen Funktionsumfang immer anhand deiner Anforderungen.
rechnung.cloud kennenlernen →Quellen und Hinweis
Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung für den Einzelfall.