Der Rechnungstext rahmt deine Positionen ein: Einleitung, Leistungsdatum, Pflichthinweise, Zahlungsbedingungen und Schluss. Einen festen Wortlaut schreibt das Gesetz nur für wenige Fälle vor, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Reverse Charge oder den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Alles andere darfst du frei formulieren.
Aus diesen sechs Bausteinen besteht der Rechnungstext
Betreff
„Rechnung“ mit Nummer, bei Bedarf Projekt oder Auftrag. Die Rechnungsnummer ist Pflicht.
Einleitung
Ein Satz Dank und Überleitung zu den Positionen. Freiwillig, aber freundlich.
Leistungsdatum
Tag, Zeitraum oder Monat der Leistung. Pflicht, auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht.
Pflichthinweise
Steuerbefreiung, Reverse Charge, Gutschrift oder Aufbewahrungspflicht, je nach Fall.
Zahlungsbedingungen
Zahlungsziel mit Datum, Skonto, Bankverbindung und Verwendungszweck.
Schlusssatz
Dank, Ansprechpartner und Gruß. Kurz halten, die Rechnung ist kein Brief.
🛠️ Rechnungstext-Generator
Wähle deinen Fall und kopiere den fertigen Text für deine Vorlage. Alles bleibt in deinem Browser.
Einleitungssätze für die Rechnung
Vielen Dank für Ihren Auftrag. Für die folgenden Leistungen stelle ich Ihnen in Rechnung:Standard, Sie-Form
Vielen Dank für deinen Auftrag. Folgende Leistungen stelle ich dir in Rechnung:Standard, du-Form
Gemäß unserem Angebot Nr. [AN-2026-001] vom [Datum] berechnen wir Ihnen:mit Bezug auf das Angebot
Wie vereinbart rechnen wir das Projekt [Name] wie folgt ab:Projekt oder Schlussrechnung
Ein Satz Einleitung reicht. Lange Dankestexte schieben die Positionen nach unten und machen die Rechnung schwerer prüfbar. Persönliches passt besser in die Begleit-E-Mail.
Pflichthinweise: wann ein bestimmter Satz auf die Rechnung muss
| Fall | Formulierung (Beispiel) | Fundstelle |
|---|---|---|
| Leistungsdatum = Rechnungsdatum | „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum.“ | § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG, UStAE 14.5 Abs. 16 |
| Kleinunternehmer | „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ | § 34a Nr. 5 UStDV |
| Reverse Charge im Inland, z. B. Bauleistung an Bauunternehmer | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ | § 14a Abs. 5 UStG |
| Dienstleistung an EU-Unternehmen | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ plus beide USt-IdNrn. | § 14a Abs. 1 UStG |
| Lieferung an EU-Unternehmen | „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ plus beide USt-IdNrn. | § 14 Abs. 4 Nr. 8, § 14a Abs. 3 UStG |
| Grundstücksleistung an Privatperson | Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden | § 14 Abs. 4 Nr. 9, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG |
| Gutschrift durch den Kunden | „Gutschrift“ | § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG |
Details zu den Sonderfällen findest du unter Reverse Charge und Auslandsrechnung, Rechnung als Subunternehmer und Gutschrift und Stornorechnung. Alle übrigen Pflichtangaben prüfst du mit dem Schnelltest unter Pflichtangaben.
Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum.wenn du am Tag der Leistung abrechnest
Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.Kleinunternehmerregelung
Steuerschuldnerschaft des LeistungsempfängersReverse Charge, Wortlaut aus § 14a UStG
Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).Grundstücksleistung an Privatkunden
Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist oder „inkl. 19 % MwSt.“ schreibt, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG. Der Hinweis auf § 19 UStG ersetzt die Steuerzeile.
Zahlungsziel, Skonto und Verzug formulieren
Datum statt „14 Tage“
Ein festes Datum vermeidet Streit darüber, ab wann die Frist läuft.
Skonto ohne Betrag
„2 % Skonto bei Zahlung bis …“ genügt, der Betrag muss nicht ausgerechnet werden (UStAE 14.5 Abs. 19).
Verzug nach 30 Tagen
Geschäftskunden kommen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang in Verzug, Privatkunden nur mit Hinweis (§ 286 Abs. 3 BGB).
Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum [Datum] unter Angabe der Rechnungsnummer auf das unten genannte Konto.Zahlungsziel mit Datum
Bei Zahlung bis zum [Datum] gewähren wir 2 % Skonto.Skonto
Bitte beachten Sie: Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, kommen Sie auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).Verzugshinweis für Privatkunden
Der Rechnungsbetrag wurde bereits per Kartenzahlung beglichen.bei sofortiger Zahlung
Im Verzug kannst du Verzugszinsen verlangen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucher 9 Prozentpunkte, dazu bei Geschäftskunden eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 BGB). Formulierungen für die nächste Stufe: Mahnung und Zahlungserinnerung.
Schlusssätze
Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit. Bei Fragen zur Rechnung erreichen Sie mich unter [Telefon/E-Mail].Standard
Wir freuen uns auf den nächsten Auftrag. Mit freundlichen Grüßenfreundlich, Sie-Form
Danke für deinen Auftrag! Bei Fragen melde dich gern.locker, du-Form
Muster: kompletter Rechnungstext
Vielen Dank für Ihren Auftrag. Gemäß unserem Angebot Nr. AN-2026-017 vom 25.09.2026 stelle ich Ihnen folgende Leistungen in Rechnung:
zzgl. 19 % USt
Rechnungsbetrag600,00 €
114,00 €
714,00 €
Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum 23.11.2026 unter Angabe der Rechnungsnummer. Bei Zahlung bis zum 16.11.2026 gewähre ich 2 % Skonto. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit! Bank: … · IBAN: …
Alle Daten sind frei erfunden. Ersetze sie durch deine eigenen Angaben. Leere Vorlage: Rechnungsvorlage.
Typische Fehler im Rechnungstext
- Kein Leistungsdatum, weil es angeblich dem Rechnungsdatum entspricht, ohne das hinzuschreiben.
- „Zahlbar in 14 Tagen“ ohne Bezug, sodass unklar bleibt, ab wann die Frist läuft.
- Kleinunternehmer mit „inkl. MwSt.“, was nach § 14c UStG Steuer auslösen kann.
- Reverse Charge ohne Hinweis oder mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
- Drohende Formulierungen wie „Inkasso folgt sofort“ in der ersten Rechnung.
Bei einer E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) gehören Hinweise und Zahlungsbedingungen ebenfalls hinein, dort in die dafür vorgesehenen Felder statt in einen freien Brieftext.
Checkliste Rechnungstext
- Rechnungsnummer und Datum im Kopf
- Leistungsdatum, -zeitraum oder -monat genannt
- Pflichthinweis für deinen Steuerfall ergänzt
- Zahlungsziel mit Datum und Verwendungszweck
- Skonto mit Prozentsatz und Frist, falls vereinbart
- Bei Privatkunden Verzugshinweis nach § 286 Abs. 3 BGB
Häufige Fragen
Was ist ein Rechnungstext?
Mit Rechnungstext sind die Sätze rund um die Rechnungspositionen gemeint: Einleitung, Angabe zum Leistungsdatum, Pflichthinweise wie die Steuerbefreiung, Zahlungsbedingungen und Schlusssatz. Die Positionen selbst mit Menge, Art und Preis gehören ebenfalls dazu, sie sind aber eher Tabelle als Text.
Welcher Text muss auf eine Rechnung?
Vorgeschrieben sind die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG. Einen festen Wortlaut verlangt das Gesetz nur in Sonderfällen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Reverse Charge (§ 14a UStG), „Gutschrift“ bei einer Gutschrift sowie Hinweise auf Steuerbefreiungen. Einleitung, Dank und Grüße sind freiwillig.
Wie formuliere ich den Einleitungssatz einer Rechnung?
Kurz und sachlich, zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihren Auftrag. Für die folgenden Leistungen stelle ich Ihnen in Rechnung:“ Bei Abschlags- oder Schlussrechnungen nennst du zusätzlich den Auftrag oder das Angebot.
Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?
Einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, zum Beispiel: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ So verlangt es § 34a UStDV. Weise dann keine Umsatzsteuer aus. Mehr dazu unter Kleinunternehmer-Rechnung.
Muss das Leistungsdatum drinstehen, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht?
Ja, der Leistungszeitpunkt ist Pflicht. Es genügt aber ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ (Abschnitt 14.5 Abs. 16 UStAE). Alternativ reicht der Kalendermonat der Leistung (§ 31 Abs. 4 UStDV).
Wie formuliere ich das Zahlungsziel?
Am klarsten mit Datum: „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 23.11.2026.“ Bei Privatkunden kommt der Kunde nach 30 Tagen nur dann automatisch in Verzug, wenn die Rechnung darauf besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).
Wie schreibe ich Skonto auf die Rechnung?
Es genügt eine Angabe wie „2 % Skonto bei Zahlung bis 19.11.2026“. Den Skontobetrag musst du nicht ausrechnen (Abschnitt 14.5 Abs. 19 UStAE).
Sollte ich Kunden auf der Rechnung duzen oder siezen?
Schreib so, wie du auch sonst mit dem Kunden kommunizierst. Rechtlich spielt die Anrede keine Rolle. Bei Geschäftskunden und Behörden ist „Sie“ üblich.
Passend dazu
Rechnungen schneller schreiben
Rechnungssoftware speichert Textbausteine, Zahlungsziele und Pflichthinweise als Vorlage. Prüfe, ob rechnung.cloud zu deinem Ablauf passt.
rechnung.cloud kennenlernen →Offizielle Quellen und Hinweis
Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: November 2026.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten in besonderen Fällen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 31 UStDV – Angaben in der Rechnung
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
- UStAE 14.5 – Pflichtangaben in der Rechnung
- § 286 BGB – Verzug des Schuldners
- § 288 BGB – Verzugszinsen