Prüfe zuerst Zahlungseingang, Fälligkeit, Rechnungszustellung und mögliche Reklamationen. Sende anschließend eine höfliche, aber eindeutige Aufforderung mit Rechnungsnummer, offenem Betrag und einem konkreten neuen Zahlungstermin.
Vor dem Versand kontrollieren
- Die Rechnung ist beim Kunden angekommen.
- Fälligkeit und vereinbartes Zahlungsziel sind abgelaufen.
- Es gibt keine offene Reklamation oder Gutschrift.
- Der Betrag ist tatsächlich noch vollständig oder teilweise offen.
- Kontoverbindung und Verwendungszweck sind korrekt.
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Im Geschäftsalltag klingt „Zahlungserinnerung“ freundlicher als „Mahnung“. Rechtlich ist jedoch nicht die Überschrift entscheidend, sondern ob der Schuldner eindeutig zur Zahlung der fälligen Forderung aufgefordert wird. Eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung kann deshalb bereits eine Mahnung im rechtlichen Sinn sein.
| Schreiben | Ziel | Ton |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | Auf übersehene oder verspätete Zahlung hinweisen | Serviceorientiert und freundlich |
| Mahnung | Fällige Zahlung eindeutig verlangen und weitere Schritte ankündigen | Klar, sachlich und bestimmt |
| Letzte Mahnung | Letzte Frist vor Inkasso, Anwalt oder gerichtlichem Verfahren setzen | Konsequent, ohne unnötige Drohungen |
Wann tritt Zahlungsverzug ein?
Nach § 286 BGB kommt ein Schuldner grundsätzlich durch eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit in Verzug. Eine Mahnung ist unter anderem dann entbehrlich, wenn für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist oder weitere gesetzliche Ausnahmen greifen.
Bei Entgeltforderungen tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung Verzug ein. Gegenüber Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist.
Fälligkeit, Zugang, Vertragsbedingungen, Verbraucherstatus, Reklamationen und fehlendes Verschulden können die Beurteilung verändern. Bei hohen oder bestrittenen Forderungen sollte rechtlicher Rat eingeholt werden.
Was gehört in das Schreiben?
Kunde
Name, Anschrift und gegebenenfalls Kundennummer.
Rechnungsbezug
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliche Fälligkeit.
Offener Betrag
Restforderung eindeutig und nachvollziehbar beziffern.
Neue Frist
Ein konkretes Kalenderdatum statt nur „innerhalb von sieben Tagen“ nennen.
Zahlungsweg
Kontoverbindung und eindeutiger Verwendungszweck.
Kontakt
Ansprechpartner für Rückfragen oder bereits veranlasste Zahlungen.
Muster für eine freundliche Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung 2026-0042
Guten Tag Frau Muster,
bei der Durchsicht unserer Zahlungseingänge haben wir festgestellt, dass der Betrag von 2.867,90 Euro aus unserer Rechnung 2026-0042 vom 26. Juli 2026 noch offen ist.
Vielleicht ist die Rechnung im Alltag untergegangen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum 16. August 2026 unter Angabe der Rechnungsnummer auf das bekannte Konto.
Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben oder Fragen zur Rechnung bestehen, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos beziehungsweise melden Sie sich kurz bei uns.
Vielen Dank und freundliche Grüße
Studio Beispiel
Passe Ton, Datum, Betrag und Kundenbeziehung an. Das Muster ist kein Ersatz für die Prüfung eines konkreten Rechtsfalls.
Ein sinnvoller Mahnablauf
- Interne PrüfungZahlung, Rechnung, Zugang und Reklamationen kontrollieren.
- Freundliche ErinnerungKurze, eindeutige Aufforderung mit neuem Zahlungstermin senden.
- Mahnung mit KonsequenzNach erneutem Fristablauf sachlich auf Verzugskosten und nächste Schritte hinweisen.
- Letzte FristNur ankündigen, was du anschließend tatsächlich umsetzen willst.
- Forderung durchsetzenJe nach Betrag, Beweislage und Reaktion Inkasso, anwaltliche Hilfe oder gerichtliches Mahnverfahren prüfen.
Gesetzlich sind nicht automatisch drei Mahnungen erforderlich. Ein stufenweiser Prozess kann kaufmännisch sinnvoll sein, ist aber von der rechtlichen Voraussetzung des Verzugs zu unterscheiden.
Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale
Während des Verzugs kann eine Geldforderung verzinst werden. Nach § 288 BGB beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen beträgt er neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Ist der Schuldner kein Verbraucher, kann bei Verzug außerdem eine Pauschale von 40 Euro entstehen. Sie wird auf bestimmte weitere Rechtsverfolgungskosten angerechnet. Der Basiszinssatz verändert sich; verwende deshalb für Berechnungen den für den Zeitraum gültigen Wert.
Wie sollte die Mahnung versendet werden?
Eine besondere Form ist regelmäßig nicht vorgeschrieben. Praktisch solltest du aber nachweisen können, was du wann und an welche Adresse versendet hast. E‑Mail ist schnell; bei wichtigen oder bestrittenen Forderungen kann ein Versandweg mit besserem Zugangsnachweis sinnvoll sein.
Häufige Fragen
Muss ich drei Mahnungen senden?
Nein. Das Gesetz verlangt nicht generell drei Mahnstufen. Ob eine Mahnung nötig ist und wann Verzug eintritt, richtet sich nach § 286 BGB und dem konkreten Fall.
Darf ich sofort Mahngebühren berechnen?
Kosten setzen regelmäßig Verzug und einen ersatzfähigen Schaden voraus. Pauschale Fantasiegebühren sind problematisch. Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale folgen eigenen gesetzlichen Regeln.
Kann eine Zahlungserinnerung per E‑Mail erfolgen?
Grundsätzlich ja. Für die spätere Durchsetzung ist wichtig, Inhalt und Versand nachvollziehbar zu dokumentieren.
Vom Auftrag bis zur Durchsetzung
Offene Rechnungen früher erkennen
Ein klarer Zahlungsstatus hilft, Erinnerungen rechtzeitig und mit korrektem Rechnungsbezug zu senden. Prüfe die aktuellen Mahn- und Kundenfunktionen von rechnung.cloud.
rechnung.cloud ansehen →Offizielle Quellen und Hinweis
Allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Bei bestrittenen oder hohen Forderungen sollte der Einzelfall geprüft werden.