Buchungsbelege sind nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren, Bücher und bestimmte Aufzeichnungen zehn Jahre, viele sonstige Geschäftsunterlagen sechs Jahre. Die konkrete Frist hängt von der Art des Dokuments ab und kann in Sonderfällen länger laufen.
Vier Grundregeln
- Das ursprüngliche digitale Format erhalten
- Belege vollständig, geordnet und auffindbar ablegen
- Änderungen verhindern oder nachvollziehbar dokumentieren
- Verfügbarkeit, Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit sichern
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
| Unterlagen | Grundsätzliche Frist | Beispiele |
|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre | Grundbücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Organisationsunterlagen |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und belegende Dokumente |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Empfangene und Wiedergaben abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe |
| Sonstige steuerrelevante Unterlagen | regelmäßig 6 Jahre | Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind |
Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt beziehungsweise die betreffende Aufzeichnung vorgenommen wurde. Sie läuft nicht ab, solange Unterlagen noch für Steuern bedeutsam sind, deren Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist.
Laufende Prüfungen, Einsprüche, vorläufige Steuerfestsetzungen oder andere Vorschriften können eine längere Aufbewahrung erforderlich machen. Vor einer größeren Löschung sollte der konkrete Bestand geprüft werden.
Digital erhalten heißt digital aufbewahren
Wird eine Rechnung per E‑Mail als PDF oder als strukturierte E‑Rechnung empfangen, ist die digitale Datei aufzubewahren. Ein Ausdruck allein ersetzt die ursprüngliche Datei nicht. Bei E‑Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Teil maßgeblich.
PDF-Rechnung
Die empfangene Datei einschließlich relevanter Anhänge geordnet ablegen.
XRechnung
XML-Originaldatei erhalten; eine zusätzliche Ansicht dient nur der Lesbarkeit.
ZUGFeRD
Hybride Originaldatei mit eingebettetem strukturiertem Rechnungsteil aufbewahren.
Begleitende E‑Mail
Aufbewahren, wenn sie für Verständnis, Freigabe oder Übermittlung bedeutsam ist.
Dürfen Papierbelege gescannt werden?
Die AO erlaubt unter Voraussetzungen die Aufbewahrung als Wiedergabe auf Bild- oder Datenträgern. Dabei müssen bildliche Übereinstimmung, Verfügbarkeit, Lesbarkeit und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sichergestellt sein.
- Beleg vollständig erfassenVorder- und Rückseite, Randnotizen und Anhänge einbeziehen.
- Bildqualität prüfenAlle Pflichtangaben, Beträge und feinen Details müssen lesbar sein.
- Datei eindeutig benennenDatum, Aussteller und Belegnummer erleichtern Suche und Zuordnung.
- Zeitnah ablegenDer Scan sollte ohne lange Zwischenablage in den geregelten Prozess gelangen.
- Änderungen kontrollierenBearbeitungen müssen ausgeschlossen oder nachvollziehbar protokolliert werden.
- Verfahren dokumentierenFesthalten, wer scannt, prüft, ablegt, sichert und gegebenenfalls vernichtet.
Ob das Papieroriginal anschließend vernichtet werden darf, hängt vom Dokument und weiteren Vorschriften ab. Urkunden, besondere Nachweise oder Unterlagen mit Originalfunktion sollten nicht ungeprüft entsorgt werden.
Was bedeuten die GoBD für Belege?
Die GoBD konkretisieren Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Entscheidend ist nicht nur das Programm, sondern der gesamte tatsächliche Prozess.
Verfahrensdokumentation
Sie beschreibt, wie Belege empfangen oder erzeugt, geprüft, erfasst, verarbeitet, ausgegeben, aufbewahrt und gesichert werden. Der dokumentierte Ablauf muss zum tatsächlichen Alltag passen und bei Änderungen aktualisiert werden.
Ein einfacher digitaler Ablageplan
| Ebene | Beispiel | Zweck |
|---|---|---|
| Jahr | 2026 | Aufbewahrungszeitraum und Abschluss abgrenzen |
| Monat | 07_Juli | Regelmäßige Abstimmung erleichtern |
| Art | Eingang / Ausgang / Bank / Kasse | Geschäftsvorgänge schnell einordnen |
| Datei | 2026-07-26_Lieferant_RE-4711_119-00.pdf | Datum, Gegenpartei, Beleg und Betrag finden |
Eine Ordnerstruktur allein gewährleistet noch keine Unveränderbarkeit oder vollständige Verfahrensdokumentation. Sie kann aber ein verständlicher Teil des Gesamtablaufs sein.
Backup und Zugriff
- Mindestens eine zusätzliche Sicherung getrennt vom Hauptsystem vorhalten.
- Wiederherstellung regelmäßig testen, nicht nur das Vorhandensein eines Backups.
- Zugriffe nach Rollen begrenzen und ausscheidende Nutzer entfernen.
- Exportmöglichkeiten vor einem Softwarewechsel prüfen.
- Lesbarkeit älterer Formate über die gesamte Frist sicherstellen.
Häufige Fragen
Reicht ein Ausdruck einer E‑Rechnung?
Nein. Bei einer strukturierten E‑Rechnung ist zumindest der strukturierte Originalteil in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Eine Papier- oder PDF-Ansicht dient nur der Lesbarkeit.
Darf ich Rechnungen nach acht Jahren automatisch löschen?
Nicht ohne Prüfung. Andere Unterlagenarten haben abweichende Fristen, und laufende steuerliche Verfahren können das Fristende hinausschieben.
Ist ein Cloud-Ordner automatisch GoBD-konform?
Nein. Maßgeblich sind der gesamte Prozess, Rechte, Änderungen, Protokollierung, Verfügbarkeit, Exporte und Dokumentation.
Belege im Gesamtprozess
Belege schon bei der Rechnung sauber halten
Eindeutige Rechnungen und nachvollziehbare Dokumentbezüge sind die Basis einer guten Ablage. Prüfe, welche Archiv- und Exportfunktionen rechnung.cloud aktuell bietet.
rechnung.cloud ansehen →Offizielle Quellen und Hinweis
Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung.