Eine normale PDF ist keine XRechnung und enthält meist nicht den erforderlichen strukturierten Datensatz. Du brauchst entweder die ursprünglichen Rechnungsdaten aus deiner Software, erfasst die Werte einer einfachen PDF neu oder lässt sie technisch auslesen und anschließend fachlich sowie formal prüfen. Unser kostenloser Generator importiert keine PDF, kann aber neu eingegebene Standardrechnungen als PDF und XRechnung-XML ausgeben.
PDF, XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden
| Format | Inhalt | Maschinell verarbeitbar? |
|---|---|---|
| Normale PDF | Sichtbare Darstellung wie ein digitales Blatt Papier | Nicht als strukturierte E‑Rechnung |
| XRechnung | Strukturierter XML-Datensatz nach den vorgegebenen Regeln | Ja, wenn Datei und Daten gültig sind |
| ZUGFeRD | PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten in einem geeigneten Profil | Ja, sofern das Profil die Anforderungen erfüllt |
Bei der XRechnung ist die XML-Datei selbst die Rechnung. Eine lesbare Ansicht kann zusätzlich erzeugt werden, ersetzt den strukturierten Datensatz aber nicht. Auch ein eingescanntes Dokument oder eine PDF mit auswählbarem Text wird dadurch nicht automatisch zur E‑Rechnung.
Drei Wege von der PDF zur XRechnung
Quelldaten neu exportieren
Der beste Weg: ursprüngliche Kunden-, Positions- und Steuerdaten in der Rechnungssoftware öffnen und dort eine XRechnung erzeugen.
Einfachen Fall neu erfassen
Werte aus der PDF kontrolliert in einen Generator eingeben und daraus eine neue PDF plus XML-Datei erzeugen.
Daten auslesen lassen
Bei vielen PDFs können OCR oder Extraktionsdienste helfen. Ergebnis, Zuordnung und XML müssen anschließend geprüft werden.
Empfängeranforderung klären
Leitweg-ID, Bestellnummer, Übertragungsweg und akzeptierte Syntax vor dem Versand abstimmen.
Für eine einzelne Standardrechnung
Öffne den kostenlosen Rechnungs- und XRechnungsgenerator, wähle im ersten Schritt „PDF + XRechnung“ und übertrage die geprüften Daten aus der vorhandenen PDF. Die Dateien werden lokal in deinem Browser erstellt. Sonderfälle und Empfängervorgaben musst du selbst prüfen.
Eine einfache PDF-Rechnung neu erfassen
- Original sichernDie bisherige PDF unverändert aufbewahren und klären, ob sie schon versendet oder verbucht wurde.
- Format auswählenIm Generator „PDF + XRechnung“ wählen, damit die zusätzlichen strukturierten Felder eingeblendet werden.
- Absender übertragenName, Anschrift, Steuerkennung, elektronische Adresse, Kontakt und Zahlungsdaten kontrolliert erfassen.
- Empfänger ergänzenAnschrift, E-Mail und gegebenenfalls Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID eintragen.
- Positionen nachbildenMenge, Einheit, Beschreibung, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz mit der PDF abgleichen.
- Summen vergleichenNetto, Steuer je Steuersatz und Brutto müssen mit dem fachlich richtigen Originalvorgang übereinstimmen.
- PDF und XML prüfenBeide Dateien herunterladen, inhaltlich vergleichen und die XML vor dem Versand validieren.
- Versand dokumentierenDie maßgebliche XML-Datei, Übertragungsnachweis und gegebenenfalls die PDF-Ansicht zusammenhalten.
Diese Daten reichen aus einer PDF oft nicht aus
Eine optisch vollständige Rechnung kann für eine XRechnung trotzdem zu wenig Informationen enthalten. Je nach Geschäftsfall und Empfänger werden zusätzliche strukturierte Werte benötigt.
- Elektronische Adresse von Verkäufer und Käufer
- Käuferreferenz oder Leitweg-ID bei vielen Behördenrechnungen
- Eindeutige Einheiten und strukturierte Mengen
- Zahlungsart, IBAN und Zahlungsreferenz
- Steuerkategorie, Steuersatz und gegebenenfalls Befreiungsgrund
- Bestell-, Vertrags- oder Lieferreferenzen, wenn der Empfänger sie verlangt
- Korrekte Fälligkeits- und Leistungsdaten
Was nicht funktioniert
Aus „rechnung.pdf“ wird durch Umbenennen in „rechnung.xml“ keine XRechnung. Auch eine beliebige XML-Datei im Anhang, ein PDF-Text oder ein selbst erfundenes Feldschema erfüllt die Formatregeln nicht.
- Die PDF lediglich als Base64-Inhalt in irgendeine XML-Datei schreiben.
- Eine automatisch ausgelesene Datei ohne Summen-, Steuer- und Stammdatenprüfung versenden.
- Nur die gut lesbare PDF aufbewahren und die maßgebliche XML-Datei löschen.
- Eine neue Rechnung mit neuer Nummer erstellen, ohne den Bezug zu einem bereits versendeten Original korrekt zu behandeln.
- Davon ausgehen, dass technische Gültigkeit zugleich die sachliche und steuerliche Richtigkeit beweist.
XRechnung 3.0.2 validieren
Die aktuelle veröffentlichte XRechnung-Fassung ist nach dem Stand vom 7. August 2026 die Version 3.0.2 im Winter-2025/26-Bundle. Eine Validierung prüft unter anderem Struktur und Geschäftsregeln. Sie kann jedoch nicht erkennen, ob eine Leistung wirklich erbracht wurde, der Empfänger stimmt oder die steuerliche Einordnung fachlich richtig ist.
Prüfe deshalb in zwei Ebenen: erstens technisch gegen die geforderte XRechnung-Version und zweitens fachlich anhand von Auftrag, Leistung, Steuersachverhalt und Empfängervorgaben. Für öffentliche Auftraggeber kommen häufig Übertragungsportal und Leitweg-ID hinzu.
Datenschutz und Aufbewahrung
Rechnungen enthalten personenbezogene und geschäftliche Daten. Bei Online-Konvertern sollte geklärt werden, ob Dateien hochgeladen, gespeichert oder für andere Zwecke verarbeitet werden. Der Generator auf rechnungvorlage.de erstellt PDF und XML lokal im Browser und speichert keinen Entwurf auf unserem Server. Das ersetzt nicht deine eigene sichere Ablage.
Für die Aufbewahrung ist die strukturierte Originaldatei maßgeblich. Speichere XML, lesbare Darstellung, Validierungsbericht und Versandnachweis so, dass die Verbindung zum Geschäftsvorgang nachvollziehbar bleibt.
Häufige Fragen
Kann ich jede PDF automatisch in XRechnung umwandeln?
Nein. Eine Extraktion kann Daten vorbefüllen, aber fehlende strukturierte Angaben, mehrdeutige Inhalte und steuerliche Sonderfälle müssen geklärt werden. Das Ergebnis braucht eine technische und fachliche Prüfung.
Ist eine XRechnung zusätzlich zur PDF nötig?
Wenn eine strukturierte E‑Rechnung erforderlich oder vereinbart ist, ist die XML-Datei entscheidend. Eine zusätzliche PDF kann die Lesbarkeit erleichtern, ersetzt die XRechnung aber nicht.
Importiert der kostenlose Generator meine PDF?
Nein. Aus Datenschutz- und Qualitätsgründen gibt es keinen PDF-Upload. Du überträgst eine einfache Rechnung Schritt für Schritt und erhältst danach getrennt eine PDF und eine XRechnung-XML.
Welche XRechnung-Syntax wird erzeugt?
Der Generator erzeugt für den beschriebenen deutschen Standardfall eine UBL-basierte XML-Datei nach XRechnung 3.0.2. Prüfe vor dem Versand die Annahmebedingungen und Pflichtfelder deines Empfängers.
XRechnung sicher vorbereiten
Einfache XRechnung neu erstellen
Übertrage die geprüften Werte aus deiner PDF Schritt für Schritt. Für den unterstützten Standardfall erhältst du eine lesbare PDF und eine strukturierte XML-Datei – ohne Anmeldung und ohne serverseitige Speicherung.
Zum kostenlosen Generator →Offizielle Quellen und Hinweis
Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Version, Empfängeranforderungen und Einzelfall vor dem Versand aktuell prüfen.