Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto genügen vier Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung. Kundenname, Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungsdatum sind nicht vorgeschrieben.
Ein Kaffee beim Geschäftstermin, Briefmarken, ein Ersatzteil aus dem Baumarkt: Viele Belege im Alltag sind kleine Beträge. Für sie gibt es eine Erleichterung, die Kleinbetragsrechnung. Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto muss eine Rechnung deutlich weniger Angaben enthalten als eine normale Rechnung.
Die Rechtsgrundlage
Geregelt ist die Kleinbetragsrechnung in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Die Grenze liegt seit 2017 bei 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht der einzelne Artikel.
Pflichtangaben im Vergleich
| Angabe | Kleinbetrag (bis 250 € brutto) | Normale Rechnung |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Ausstellers | Erforderlich | Erforderlich |
| Name und Anschrift des Kunden | Nicht erforderlich | Erforderlich |
| Ausstellungsdatum | Erforderlich | Erforderlich |
| Menge und Art der Leistung | Erforderlich | Erforderlich |
| Entgelt und Steuerbetrag | In einer Summe (Bruttobetrag) | Getrennt ausgewiesen |
| Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung | Erforderlich | Erforderlich |
| Steuernummer oder USt‑IdNr. | Nicht erforderlich | Erforderlich |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Nicht erforderlich | Erforderlich |
| Leistungszeitpunkt | Nicht erforderlich | Erforderlich |
Die vollständige Liste für normale Rechnungen findest du in unserem Ratgeber zu allen Pflichtangaben einer Rechnung.
Muster einer Kleinbetragsrechnung
So sieht eine vollständige Kleinbetragsrechnung aus. Die Beispieldaten sind frei erfunden und müssen durch deine eigenen Angaben ersetzt werden.
Gesamtbetrag9,50 €
59,50 €
Kundenname, Rechnungsnummer und Steuernummer sind bei Kleinbeträgen freiwillig.
Mehr braucht es nicht. Viele Unternehmen schreiben trotzdem eine Rechnungsnummer und den Kundennamen dazu, weil das die Zuordnung in der Buchhaltung erleichtert. Fertige Muster findest du unter Rechnungsvorlage, oder du nutzt den kostenlosen Rechnungsgenerator.
Sonderfälle
Kleinunternehmer
Statt des Steuersatzes gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Mehr dazu unter Rechnung als Kleinunternehmer.
Zwei Steuersätze
Enthält der Beleg Waren mit 7 % und 19 %, werden die Bruttobeträge je Steuersatz getrennt angegeben, jeweils mit dem passenden Steuersatz.
Nicht anwendbar
Bei Fernverkäufen (§ 3c UStG), innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und Reverse Charge (§ 13b UStG) gelten immer die normalen Pflichtangaben.
Kleinbetragsrechnung und E‑Rechnung
Seit 2025 wird im inländischen B2B-Bereich schrittweise die E‑Rechnung zur Pflicht. Kleinbetragsrechnungen sind ausgenommen: Nach § 33 Satz 4 UStDV dürfen sie immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format wie PDF. Die Zustimmung braucht keine besondere Form. Eine E‑Rechnung ist trotzdem jederzeit zulässig.
Vorsteuer aus Kleinbetragsrechnungen
Als Empfänger kannst du die Vorsteuer abziehen, wenn die Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Weil nur der Bruttobetrag und der Steuersatz angegeben sind, rechnest du die Steuer heraus: bei 19 % mit Bruttobetrag × 19 / 119, bei 7 % mit Bruttobetrag × 7 / 107. Bei 59,50 Euro brutto und 19 % sind also 9,50 Euro Umsatzsteuer enthalten.
Enthaltene Umsatzsteuer berechnen
Enthaltene Umsatzsteuer: 9,50 € · Netto: 50,00 €
Der Betrag liegt innerhalb der 250-Euro-Grenze.
Häufige Fehler vermeiden
- Steuersatz fehlt: Ohne Steuersatz ist kein Vorsteuerabzug möglich.
- Grenze überschritten: Liegt die Rechnung über 250 Euro, müssen alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten sein.
- Künstliches Aufteilen: Eine Leistung in mehrere Kleinbetragsrechnungen aufzuspalten, ist nicht zulässig.
- Verblasster Kassenbon: Thermopapier verblasst. Belege rechtzeitig digitalisieren, siehe Belege aufbewahren.
Praxisbeispiele
| Situation | Kleinbetragsrechnung? | Hinweis |
|---|---|---|
| Tankquittung über 78 € | Ja | Steuersatz muss auf dem Beleg stehen |
| Bewirtung im Restaurant über 120 € | Ja, umsatzsteuerlich | Für den Betriebsausgabenabzug zusätzlich Anlass und Teilnehmer notieren |
| Handwerkerleistung über 300 € | Nein | Volle Pflichtangaben nötig |
| Bürobedarf mit 7 % und 19 % über 45 € | Ja | Beträge je Steuersatz getrennt angeben |
| Online-Kauf bei einem EU-Händler über 90 € | Abhängig vom Fall | Bei Fernverkäufen und Reverse Charge gelten die normalen Regeln |
Bewirtungsbelege bis 150 Euro
Für den Betriebsausgabenabzug muss eine Gaststättenrechnung normalerweise auch den Namen des Bewirtenden enthalten. Bis zu einem Rechnungsbetrag von 150 Euro ist das nicht nötig. Anlass und Teilnehmer der Bewirtung musst du aber immer schriftlich festhalten.
Aufbewahrung
Auch Kleinbetragsrechnungen sind Buchungsbelege. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege, also auch Rechnungen, eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bewahre sie geordnet auf, digital oder auf Papier, und achte darauf, dass sie lesbar bleiben.
Kleinbetragsrechnung oder Quittung?
Eine Quittung bestätigt den Empfang einer Zahlung. Sie kann zugleich eine Kleinbetragsrechnung sein, wenn sie alle Pflichtangaben enthält. Fehlt etwa der Steuersatz, ist sie zwar ein Zahlungsnachweis, aber keine Rechnung für den Vorsteuerabzug. Ist gar kein Beleg vorhanden, hilft im Notfall ein Eigenbeleg. Details findest du unter Quittung und Eigenbeleg.
Checkliste für Kleinbetragsrechnungen
- Gesamtbetrag höchstens 250 Euro brutto
- Name und Anschrift des Ausstellers vorhanden
- Ausstellungsdatum vorhanden
- Art und Menge der Ware oder Leistung beschrieben
- Bruttobetrag und Steuersatz oder Befreiungshinweis angegeben
- Kein Sonderfall wie Fernverkauf, innergemeinschaftliche Lieferung oder Reverse Charge
Häufige Fragen
Bis zu welchem Betrag gilt die Kleinbetragsrechnung?
Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro einschließlich Umsatzsteuer (§ 33 UStDV).
Muss auf einer Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer stehen?
Nein, umsatzsteuerlich ist sie nicht vorgeschrieben. Für die eigene Buchhaltung ist eine fortlaufende Nummer trotzdem sinnvoll.
Muss der Name des Kunden auf der Kleinbetragsrechnung stehen?
Nein. Name und Anschrift des Leistungsempfängers sind keine Pflichtangabe.
Gilt die E‑Rechnungspflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?
Nein. Kleinbetragsrechnungen dürfen nach § 33 Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – zum Beispiel als PDF. Eine E‑Rechnung ist trotzdem erlaubt.
Kann ich aus einer Kleinbetragsrechnung Vorsteuer ziehen?
Ja, wenn alle Pflichtangaben enthalten sind. Den Steuerbetrag rechnest du aus dem Bruttobetrag und dem angegebenen Steuersatz heraus.
Was ist, wenn der Betrag knapp über 250 Euro liegt?
Dann gelten die vollen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Eine Leistung darf nicht künstlich aufgeteilt werden, um unter die Grenze zu kommen.
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Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.