Eine GmbH-Rechnung braucht alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und zusätzlich die Angaben nach § 35a GmbHG: Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vornamen. Am sichersten stehen diese Angaben fest in der Fußzeile deiner Vorlage.
Zwei Regelwerke, eine Rechnung
Umsatzsteuergesetz
Die üblichen Pflichtangaben jeder Rechnung, wichtig für den Vorsteuerabzug deines Kunden.
GmbH-Gesetz
Rechnungen sind Geschäftsbriefe. § 35a GmbHG verlangt deshalb Angaben zur Gesellschaft.
Eine feste Fußzeile
Lege die Gesellschaftsangaben einmal an und nutze sie für Rechnung, Angebot und E-Mail.
Teil 1: Umsatzsteuerliche Pflichtangaben
Für die GmbH gelten dieselben Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG wie für alle Unternehmer:
| Angabe | Hinweis für GmbH und UG |
|---|---|
| Name und Anschrift | vollständiger Firmenname mit Rechtsform, Anschrift des Kunden |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | die der Gesellschaft, nicht die privaten Nummern der Gesellschafter |
| Ausstellungsdatum | Datum der Rechnung |
| Rechnungsnummer | fortlaufend und einmalig, siehe Rechnungsnummer |
| Menge und Art der Leistung | konkret beschreiben, etwa mit Vertrags- oder Auftragsnummer |
| Leistungszeitpunkt | Datum oder Zeitraum, der Monat kann genügen |
| Entgelt nach Steuersätzen | netto, inklusive vereinbarter Minderungen wie Skonto |
| Steuersatz und Steuerbetrag | oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung bzw. Reverse Charge |
Ausführliche Erklärungen zu jedem Punkt findest du unter Pflichtangaben einer Rechnung.
Teil 2: Angaben nach § 35a GmbHG
Diese Angaben müssen auf allen Geschäftsbriefen stehen, die an einen bestimmten Empfänger gehen, also auch auf jeder Rechnung:
Rechtsform
„GmbH“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ im Firmennamen.
Sitz
Der satzungsmäßige Sitz, z. B. „Sitz: Musterstadt“.
Registergericht
Das Amtsgericht, bei dem die Gesellschaft eingetragen ist.
Registernummer
Die Nummer im Handelsregister, bei GmbH und UG „HRB …“.
Alle Geschäftsführer
Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname.
Aufsichtsratsvorsitz
Nur wenn ein Aufsichtsrat mit Vorsitzendem besteht.
Befindet sich die GmbH in Liquidation, gehört dieser Hinweis auf die Geschäftsbriefe. Nennst du freiwillig Kapitalangaben, muss das Stammkapital dabei sein und, falls nicht alle Geldeinlagen eingezahlt sind, auch der Betrag der ausstehenden Einlagen.
🛠️ Fußzeilen-Generator für GmbH und UG
Trag deine Daten ein und kopiere die fertige Pflichtzeile nach § 35a GmbHG in deine Vorlage oder E-Mail-Signatur. Alles bleibt in deinem Browser.
Muster: Rechnung einer GmbH
So kann eine Rechnung einer GmbH aussehen. Alle Daten sind frei erfunden und müssen durch deine eigenen ersetzt werden.
zzgl. 19 % USt
Rechnungsbetrag1.500,00 €
285,00 €
1.785,00 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
Muster Software GmbH · Sitz: Musterstadt · Amtsgericht Musterstadt HRB 12345 · Geschäftsführer: Anna Beispiel, Max Muster · Bank: … · IBAN: …
Die fett gesetzte Fußzeile enthält die Angaben nach § 35a GmbHG, der Rest die Pflichtangaben nach UStG.
Eine fertige Vorlage findest du unter Rechnungsvorlage, alternativ nutzt du den kostenlosen Rechnungsgenerator.
Besonderheiten bei der UG
Die Unternehmergesellschaft ist eine GmbH-Variante mit geringerem Mindestkapital. Sie muss die Bezeichnung „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ führen. Der Zusatz „haftungsbeschränkt“ darf nicht abgekürzt oder weggelassen werden. Ansonsten gelten dieselben Angaben wie bei der GmbH.
GmbH & Co. KG und andere Rechtsformen
| Rechtsform | Rechtsgrundlage | Besonderheit auf der Rechnung |
|---|---|---|
| GmbH, UG | § 35a GmbHG | Rechtsform, Sitz, Registergericht, HRB, alle Geschäftsführer |
| GmbH & Co. KG | HGB | Angaben zur KG und zusätzlich zur Komplementär-GmbH |
| AG | § 80 AktG | zusätzlich Vorstand und Aufsichtsratsvorsitz |
| Einzelunternehmen | UStG | nur die UStG-Angaben, bei e. K. zusätzlich HGB-Angaben |
Wer mehrere Gesellschaften führt, legt für jede eine eigene Vorlage mit passender Fußzeile an, damit keine Angaben vertauscht werden.
E-Rechnung für GmbHs
Seit 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: 2026 sind Papier- und andere Rechnungen noch erlaubt, 2027 nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 gilt im B2B-Inland grundsätzlich die E-Rechnungspflicht. Die § 35a-Angaben sollten auch in der E-Rechnung enthalten sein. Mehr dazu unter E-Rechnung 2026.
Umsatzsteuer und Vorauszahlungen
Eine GmbH gibt in der Regel Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Maßgeblich ist die Steuer der Gesellschaft, nicht die der Gesellschafter. Welche Grenzen 2027 gelten und wie du die Vorauszahlung berechnest, erklärt der Ratgeber Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Häufige Fehler
- Nur ein Geschäftsführer genannt, obwohl es mehrere gibt.
- Vorname abgekürzt, etwa „A. Beispiel“.
- Registergericht fehlt oder nur „HRB 12345“ ohne Gericht.
- Alte Daten nach Geschäftsführerwechsel oder Sitzverlegung.
- UG ohne vollständigen Zusatz „(haftungsbeschränkt)“.
- Kapital genannt, aber ausstehende Einlagen verschwiegen.
Die meisten Fehler entstehen, weil Rechnungen aus alten Dateien kopiert werden. Pflege die Fußzeile an einer zentralen Stelle und prüfe sie nach jeder Änderung im Handelsregister. Auch E-Mails sind Geschäftsbriefe und brauchen die Angaben in der Signatur.
Checkliste GmbH-Rechnung
- Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Rechtsform im Firmennamen
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und HRB-Nummer
- Alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vornamen
- Aufsichtsratsvorsitz, falls vorhanden
- Daten nach Registeränderungen aktualisiert
Häufige Fragen
Welche Angaben braucht eine GmbH-Rechnung zusätzlich?
Neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben verlangt § 35a GmbHG für Geschäftsbriefe die Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht, die Registernummer und alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Hat die Gesellschaft einen Aufsichtsrat mit Vorsitzendem, gehört auch dieser dazu.
Gilt das auch für die UG (haftungsbeschränkt)?
Ja. Die UG ist eine Variante der GmbH, es gelten dieselben Angaben. Wichtig ist die vollständige Bezeichnung „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“; der Zusatz darf nicht weiter abgekürzt werden.
Muss das Stammkapital auf die Rechnung?
Nein. Wenn du Angaben zum Kapital machst, musst du aber das Stammkapital nennen und, falls nicht alle Geldeinlagen eingezahlt sind, auch den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen.
Was passiert, wenn die GmbH-Angaben fehlen?
Für den Vorsteuerabzug zählen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Fehlen nur die Angaben nach § 35a GmbHG, kann das Registergericht die Geschäftsführer per Zwangsgeld zur Einhaltung anhalten. Außerdem drohen Abmahnungen durch Wettbewerber.
Kann eine GmbH Kleinunternehmer sein?
Grundsätzlich ja, die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist nicht auf Einzelunternehmer beschränkt. Viele GmbHs überschreiten die Grenzen von 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr aber schnell.
Gelten die Angaben auch für E-Mails und Angebote?
Ja. § 35a GmbHG gilt für alle Geschäftsbriefe an einen bestimmten Empfänger, gleich in welcher Form. Dazu zählen Angebote, Auftragsbestätigungen und geschäftliche E-Mails. Am einfachsten setzt du die Angaben in die E-Mail-Signatur.
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Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: November 2026.