Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Die Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Der rechnerische Bestand muss mit dem tatsächlich gezählten Bargeld übereinstimmen; ein negativer Kassenbestand ist bei einer echten Bargeldkasse nicht plausibel.
Wer braucht Kassenaufzeichnungen?
Wer betriebliche Bargeldbewegungen hat, muss sie nachvollziehbar aufzeichnen. Welche konkrete Form erforderlich ist, hängt von Buchführungspflicht, Gewinnermittlung und eingesetztem Kassensystem ab. Auch wer kein förmliches Kassenbuch im handelsrechtlichen Sinn führt, braucht belastbare Aufzeichnungen und Belege für Bareinnahmen und Barausgaben.
„Keine Registrierkasse“ bedeutet nicht „keine Regeln“
Eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig. Sie unterliegt aber den allgemeinen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten und kann Gegenstand einer Kassen-Nachschau sein.
Die sechs Grundregeln
Einzeln
Geschäftsvorgänge grundsätzlich einzeln erfassen; Ausnahmen müssen wirklich passen.
Vollständig
Kein Barumsatz, keine Entnahme und keine Ausgabe darf fehlen.
Richtig
Betrag, Steuer, Zahlungsart und Geschäftsvorgang korrekt zuordnen.
Täglich
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festhalten.
Geordnet
Belege und Aufzeichnungen eindeutig und chronologisch verknüpfen.
Unveränderbar
Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben; ursprüngliche Inhalte nicht verdecken.
Diese Felder braucht der Tagesablauf
Mindestens nachvollziehbar dokumentieren
- Datum und fortlaufende Beleg- oder Vorgangsnummer
- Kurze, verständliche Beschreibung des Geschäftsvorgangs
- Bareinnahme oder Barausgabe getrennt
- Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag, soweit relevant
- Rechnerischer Kassenbestand nach dem Vorgang
- Bezug zum Originalbeleg oder Tagesabschluss
- Private Einlagen und Entnahmen als eigene Vorgänge
- Korrekturen mit Grund, Zeitpunkt und verantwortlicher Person
Beispiel für einen Kassentag
| Beleg | Vorgang | Einnahme | Ausgabe | Bestand |
|---|---|---|---|---|
| K-101 | Anfangsbestand | – | – | 200,00 € |
| K-102 | Barverkauf Ware A | 119,00 € | – | 319,00 € |
| K-103 | Büromaterial, Quittung | – | 23,80 € | 295,20 € |
| K-104 | Privateinlage Wechselgeld | 50,00 € | – | 345,20 € |
| K-105 | Bankeinzahlung | – | 145,20 € | 200,00 € |
Am Tagesende werden 200,00 Euro Bargeld gezählt. Gezählter und rechnerischer Bestand stimmen überein. Kartenzahlungen gehören nicht als Bareinnahme in den Kassenbestand; sie werden über das entsprechende Zahlungs- oder Bankkonto erfasst.
Kassensturzfähigkeit herstellen
Die Kasse sollte so geführt sein, dass sich der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand vergleichen lässt. Dazu werden Banknoten und Münzen gezählt, der tatsächliche Bestand dokumentiert und eine Differenz nicht einfach überschrieben.
- Alle Vorgänge abschließenOffene Barbelege des Tages vollständig erfassen.
- Bargeld zählenBanknoten und Münzen nach Stückelung aufnehmen.
- Sollbestand ermittelnAnfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben rechnen.
- Bestände vergleichenDifferenz bestimmen und nach Zahlendrehern oder fehlenden Belegen suchen.
- Differenz dokumentierenNicht rückwirkend passend machen, sondern Ursache und Korrektur nachvollziehbar festhalten.
Offene Ladenkasse oder elektronisches System?
| Offene Ladenkasse | Elektronische Kasse | |
|---|---|---|
| Technik | Keine elektronische Aufzeichnung | Elektronisches Aufzeichnungssystem |
| Tagesnachweis | Kassenbericht und Zählprotokoll je nach Verfahren | Einzelaufzeichnungen und Tagesabschlussdaten |
| Schutz | Organisatorischer, plausibler Papier- oder Digitalprozess | Zusätzliche Anforderungen nach § 146a AO, insbesondere TSE bei erfassten Systemen |
| Wichtig | Retrograde Ermittlung muss rechnerisch stimmen | Exports, Verfahrensdokumentation und Systemunterlagen aufbewahren |
Typische Kassenfehler
- Kartenzahlungen werden als Bargeld behandelt.
- Private Einlagen oder Entnahmen fehlen.
- Der Bestand wird negativ, obwohl Bargeld nicht negativ sein kann.
- Mehrere Tage werden erst später aus dem Gedächtnis zusammengefasst.
- Fehler werden gelöscht, statt nachvollziehbar korrigiert.
- Z‑Bons, TSE-Daten, Belege oder Bedienungsunterlagen fehlen.
- Die Buchführung enthält andere Tagesumsätze als das Kassensystem.
Was ist eine Kassen-Nachschau?
Nach § 146b AO können Amtsträger ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und Kassensysteme prüfen. Deshalb sollten Zuständigkeiten, Datenzugriff, Verfahrensdokumentation und tägliche Unterlagen nicht erst im Prüfungsfall geklärt werden.
Häufige Fragen
Darf ich das Kassenbuch in Excel führen?
Eine frei veränderbare Tabelle erfüllt die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit nicht automatisch. Entscheidend ist das gesamte Verfahren einschließlich Änderungsprotokoll, Belegen und Aufbewahrung.
Muss ich jeden Tag Bargeld zählen?
Die gesetzlichen Aufzeichnungen müssen kassensturzfähig sein; bei einer offenen Ladenkasse ist die tägliche Zählung mit Kassenbericht der praktisch belastbare Weg. Die konkrete Ausgestaltung sollte zum Verfahren passen.
Was mache ich bei einer Kassendifferenz?
Noch am selben Tag nach fehlenden Belegen, falschen Zahlungsarten und Zählfehlern suchen. Bleibt die Differenz, wird sie nachvollziehbar dokumentiert und korrekt gebucht.
Rund um Kasse und Barbelege
Barvorgänge mit Rechnungen verbinden
rechnung.cloud ist das empfohlene Softwareangebot dieses Portals. Prüfe, wie Rechnungen, Zahlstatus und Buchhaltungsexporte mit deinem Kassensystem zusammenspielen.
rechnung.cloud ansehen →Offizielle Quellen und Hinweis
Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Anforderungen hängen vom Kassentyp und vom Betrieb ab.