Proforma Rechnung

Eine Proforma Rechnung wird in den meisten Fällen als eine Vorabversion der eigentlichen Rechnung ausgestellt. Sie enthält bereits alle Daten, die auf der endgültigen Rechnung enthalten sind. Insbesondere bei Drop-Shipping im Handel, oder anstelle der Auftragsbestätigung wird die Proforma Rechnung gerne verwendet. Auf ihr werden z. B. die Lieferkonditionen, die Lieferadresse (falls abweichend von der Rechnungsadresse) und die Zahlungsbedingungen festgelegt. Viele Unternehmer schreiben Ihren Kunden eine Proforma Rechnung mit der Zahlungsbedingung "Vorkasse" und wandeln diese dann in die korrekte Rechnung um, sobald der Betrag gutgeschrieben wurde. Das hat auch für den Unternehmer den Vorteil das keine offene Rechnungen im System sind.

In einigen Ländern werden Proforma Rechnungen auch als Angebot anerkannt und auch verlangt.

Bei spenden wiederum kann die Organisation, welche die Spende erhält (sofern Sie vom Finanzamt anerkannt gemeinnützig ist eine Spendenquittung über den Rechnungsbetrag ausstellen.

Die Proforma Rechnung wird in der Buchhaltung auch als kreditorische und debitorische Rechnungsabgrenzung bezeichnet. Liegt eine Rechnung nicht als Beleg vor, weil sie nicht fakturiert oder peridoengerecht zugestellt wurde, muss beim Jahresabschluss durch eine so genannte Proforma Buchung die entsprechenden Bilanz und GuV Konten belastet werden. Die Buchung wird in der nächsten Periode wieder storniert und ein Originalbeleg eingebucht.  Dadurch wird das Ergebnis neutralisiert.

Anwendungsfälle für die Proforma Rechnung:

• Import/Export als Nachweis des Warenwertes für Steuer und Zoll
• Bei Lieferungen und Leistungen, welche mit Vorkasse bezahlt werden
• Bei Mustersendungen
• Beim Warenaustausch
• Bei Ersatzteillieferungen
• Bei Spenden

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